Umfeldanalyse

Definition

Eine Umfeldanalyse ist dafür da, die Einflüsse des Umfelds auf Projekte oder Abteilungen zu analysieren. Im Bereich des Projektmanagement hilft eine Umfeldanalyse externe und interne Einflussfaktoren zu sammeln, die sich ihrerseits in sachliche und soziale Bereiche unterteilen. Sie wird in der Initiierungsphase genutzt und hilft dabei, eine Stakeholder- und Risikoanalyse zu erstellen.

Worum geht es?

Die Umfeldanalyse, die als Basis für eine Risiko- oder Stakeholderanalyse dient, wird zusammen mit dem Projektteam geschaffen und in einer Matrix abgebildet. Diese besteht horizontal aus intern und externen Faktoren und vertikal aus sozialen und sachlichen Faktoren, welche auf das Projekt einwirken. Gerade bei neuen Projekten oder beim Relaunch von Projekten kann eine Umfeldanalyse wichtig werden.

Durch die Darstellung können negative Auswirkungen für das Projekt identifiziert und das direkte Umfeld betrachtet werden. Somit wird für die Projektführung die Möglichkeit geschaffen, mehr als nur den Projektinhalt zu betrachten. Dabei setzen sich die Faktoren wie folgt zusammen:

Sachliche Faktoren: Richtlinien, Anforderungen, strategische Ziele, Trends, Technik, Wissen, …
Soziale Faktoren: Personen, Gruppen, Mitarbeiter, Betriebsräte, … (Personen, die für die Stakeholderanalyse wichtig werden könnten)
Interne Faktoren: Diese liegen innerhalb eines Projektes
Externe Faktoren: Gesetze, Geografie, Klima und weitere Faktoren, die außerhalb des Projektes liegen.

Vorteile

Du bekommst einen neuen Blickwinkel – ähnlich wie bei der Balkonperspektive
Du kannst negative und positive Einflüsse frühzeitig erkennen
Anforderungen an das Projekt können leicht ermittelt werden
Du schaffst Bewusstsein gegenüber Abhängigkeiten
Du bekommst eine erste Definition von Maßnahmen, um mögliche Einflüsse zu kontrollieren

So geht’s

Zu Beginn der Umfeldanalyse müssen alle Faktoren gesammelt werden, die einen Einfluss auf das Projekt haben könnten. Dabei ist es nicht wichtig, um welche Art von Faktoren es handelt. Oftmals helfen W-Fragen dabei, diese zu erörtern: Wer? Was? Wo? Warum? Wann? Welche? Mittels Brainstorming oder anderen Methoden können die Begriffe analog oder digital aufgelistet werden.

Im zweiten Schritt der Umfeldanalyse wird versucht, die Begriffe nach den jeweiligen Faktoren zu ordnen. Die Matrix baut sich wie folgt auf:

Wie bereits erwähnt wurde, sind die sozialen Faktoren wichtig für die spätere Stakeholderanalyse. Nimm diese aus der Matrix heraus und füge sie einfach der Analyse hinzu. Die sachlichen Faktoren kannst du ebenfalls extrahieren und für die Risikoanalyse vorbereiten.