Selbstmanagement

Definition

Selbstmanagement beinhaltet die Fähigkeit, selbstständig und unabhängig die eigenen Ziele zu gestalten. Diese können dabei beruflich oder persönlich sein. Zeitmanagement ist dabei ein Teil vom Selbstmanagement, jedoch nicht das gleiche. Bei Zeitmanagement geht es darum, Termine und Fristen einzuhalten, seine Zeitpläne im Blick zu halten und sich seine Zeit optimal einzuteilen. Bei Selbstmanagement geht es vielmehr darum, Techniken zu finden, um die eigene Arbeitsweise zu optimieren. Durch Selbstmanagement können Sie sich auf Dauer verbessern und mit mehr Stress zurechtkommen.

Um was geht es?

Durch das richtiges Selbstmanagement können Sie Ihren Arbeitsalltag selbst gestalten und bessere Entscheidungen treffen, was ihre Arbeitsweise betrifft. Um das zu schaffen, gibt es verschiedene Methoden und Techniken, wie beispielsweise:

Aufgaben sehen und planen
Die richtigen Ziele setzen
Organisation & Priorisierung der Aufgaben
Selbstmotivation

Problematik

Um Selbstmanagement anwenden zu können, muss jedem klar werden was die größten Problematiken sind. Beispielsweise sind Zeitdruck und Stress eine der größten Hindernisse für ein erfolgreiches Selbstmanagement. Ein Berg von Arbeit und der Tag besitzt trotzdem nur 24 Stunden. Wie soll das denn gehen? Zusätzlich zu dem Zeitdruck kommt das Problem, dass viele Entscheidungen im Alltag schnell und abrupt entschieden werden müssen, was wiederrum zu Fehlern oder Verschwendung von Zeit führen kann. Das nächste Problem ist, dass viele Menschen einen zu hohen Anspruch an sich selbst haben und somit ihnen ihr eigener Perfektionismus im Weg steht. Oftmals haben Menschen auch ein Problem mit fehlender Motivation, um ihre Aufgaben am Tag zu bewältigen oder sie verschwenden Zeit bzw. lenken sich mit belanglosen Dingen ab, wie unnötig Zeit auf Social Media zu verschwenden, obwohl man eigentlich was anderes erledigen müsste.

Eins der größten Probleme ist der Betrug an uns selbst. Der Mensch neigt in vielen Situationen dazu, unser eigenes Handeln zu rechtfertigen, sodass wir kein schlechtes Gewissen haben. „Das kann ich auch morgen noch machen, …“, „Ein Stück Schokolade macht ja nichts aus“. Durch solche Sätze stehen wir uns selbst im Weg und verhindern ein optimales Arbeiten.

Ist man sich diesen Problemen bewusst und erkennt sie an sich selbst, so kann man gezielt an sich arbeiten und ein optimalen Plan entwickeln, um sich selbst besser zu managen.

Die richtige Zielsetzung

Um eine solide Basis zu schaffen ist es ratsam, sich zu fragen was die eigenen grundsätzlichen Ziele sind. Die können sowohl von privater als auch beruflicher Natur sein. „Welche Ziele verfolge ich?“, „Welche Ergebnisse will ich erreichen?“, „Wozu arbeite ich eigentlich?“ sind dabei wichtige Impulse bei dieser Erörterung.

Diese Ziele sollten so präzise wie möglich gegenüber dem gegenwärtigen Zustand beschrieben werden und aussagen, wie der Zustand in Zukunft aussehen soll. Umso genauer sie beschrieben wurden, umso besser kann man sie erreichen. Der beste Weg dabei ist es, diese auf Papier oder digital aufzuschreiben und sie immer wieder anzuschauen.

Methoden

Wie bereits erörtert, ist der erste Schritt seine Ziele zu definieren. Diese müssen:

Klar und definiert sein, jedoch Platz für Spontanität lassen. Sie müssen die Option haben jederzeit an ihren Zielen arbeiten zu können und sie optimieren zu können.
Halten sie nicht unnötig an Zielen fest. Das klingt verwirrend, jedoch dürfen Sie nicht an Zielen festhalten, wenn diese als nicht schaffbar deutlich werden.
Leidenschaft ist wichtig. Wenn Sie Leidenschaft besitzen, ergeben sich Ihre Ziele automatisch.

Sind die Ziele definiert, geht es darum, welche Strategie sie wählen, um die Planung und Organisation zu bewältigen.

ABC-Methode

Über die ABC-Methode können Sie festlegen, welche Priorität und Wichtigkeit eine Aufgabe hat. Hierbei fragen Sie sich selbst wie wichtig und dringend eine Aufgabe ist. Je nach Anwort bekommen sie nach und nach dessen Priorität heraus und wissen, was Sie mit der Aufgabe machen müssen.

Eisenhower-Matrix

Ähnlich wie die ABC-Methode, arbeitet auch die Eisenhower-Matrix auf der Festlegung der Priorität von Aufgaben. Dabei legt man fest, ob eine Aufgabe wichtig oder unwichtig ist und ob sie eilig ist oder nicht. Aufgaben, welche im Quadranten und rechts landen, kann man weglassen, da sie weder wichtig noch eilig sind. Ist eine Aufgabe unten links, so kann man sie in den Kalender einarbeiten und Schritt für Schritt abarbeiten. Oben rechts sind Aufgaben welche delegiert werden müssen und oben links Aufgaben, welche für Sie aktuell wichtig sind.

Alpen-Methode

Mittels der Alpen-Methode können sie auf einfache Art und Weise ihren Tagesplan machen.

Aufgaben aufschreiben
Länge einschätzen
Pufferzeit einplanen (maximal 60 Prozent der Arbeitszeit verplanen)
Entscheidungen priorisieren
Nachkontrollieren (was man erreicht hat)

Alles, was Sie an diesem Tag nicht erledigt bekommen, übertragen Sie auf den nächsten Tag.

SMART-Methode

Eine etwas kompliziertere Methode ist SMART. SMART hilft dabei Ziele so zu formulieren, das sie genau beschrieben sind.

Spezifisch: Ziele sollten so spezifisch wie möglich beschrieben werden.
Messbar: Ziele orientieren sich an messbaren Fakten.
Attraktiv: Machen Sie die Ziele für Sie selbst attraktiv
Realistisch: Die Ziele müssen machbar sein
Termingerecht: Das Ziel braucht ein definiertes Enddatum.

Pomodoro-Methode

Um ihre Produktivität zu steigern, müssen Sie lernen Pausen einzulegen. Durch die Pomodoro-Technik arbeiten sie 25 Minuten am Stück, ohne sich abzulenken und machen fünf Minuten Pause, sobald der Wecker klingelt. Danach wiederholen Sie das. Nach vier Einheiten, können sie auch mal länger Pause machen. Hierdurch zwingen Sie sich in eine Arbeitsphase, aber denken auch daran zwischendurch durchzuatmen.

Wichtige Tipps

Zusätzlich zu den Methoden, braucht es eine gute Vorbereitung, um ihren Arbeitsalltag besser zu gestalten.

Notieren Sie alles: Notieren Sie alle Aufgaben, auch wenn diese nicht wichtig sind, sodass Sie nichts vergessen
Die richtigen Tools: Um Notizen und To-Dos bearbeiten zu können, brauchen sie die richtigen Tools. Versuchen Sie aus und wählen diese, welche am besten zu Ihnen passt. Beispielsweise gibt es hier: To-Doist, Notion, Evernote, …
Aufgaben und Termine: Termine und Aufgaben sind nicht dasselbe. Differenzieren Sie.
Digital und analog: Oftmals ist es von Vorteil, wenn man neben der digitalen To-Do Liste, ein analoges Notizbuch hat, in welches man Aufgaben schreiben kann.
Zeitblöcke: Arbeiten Sie in Zeitblöcken, in denen Sie produktiv sein wollen. So setzen Sie sich direkt ein Ziel.
Prüfen Sie sich: Bevor sie anfangen, ist es hilfreich sein To-Dos und Aufgaben zu überprüfen, ob alles richtig beschrieben und priorisiert wurde.
Täuschen Sie sich nicht selbst: Vermeiden Sie Aufgaben aufzuschieben, obwohl Sie sie erledigen könnten und sabotieren Sie sich nicht selbst.
Planen Sie Pausen: Pausen sind wichtig! Regenerieren Sie!
Übertreiben Sie es nicht: Versuchen Sie sich langsam an dem Bereich Selbstmanagement und verlangen nicht direkt von Ihnen Methoden und die gewünschte Arbeitsweise zu beherrschen. Lassen Sie sich Zeit.