Risikoanalyse
Risikoanalyse
Risiken in Projekten stellen grundsätzlich Unsicherheiten bzw. Ereignisse dar, die sich negativ auf das Projekt oder das gesamte Unternehmen auswirken können. Dieser Schaden bezieht sich im Projektmanagement immer auf einen oder mehrere der folgenden Faktoren: Zeit, Kosten und Qualität. Rein mathematisch betrachtet ist ein Risiko ein Ereignis, das mit einer bestimmten Wahrscheinlichkeit eintritt oder nicht. Deshalb sind Risiken immer mit einer Eintrittswahrscheinlichkeit verbunden.
Ziel einer Risikoanalyse ist es, diese Unsicherheiten zu identifizieren, die Einrittswahrscheinlichkeiten und Folgen zu ermitteln, und bestenfalls den potentiellen Schaden zu verhindern bzw. zu minimieren. Da während des Projekts immer wieder Risiken hinzukommen und eliminiert werden, wird Risikomanagement normalerweise kontinuierlich und parallel zum Projekt durchgeführt.
Es gibt verschiedene Möglichkeiten Risiken zu identifizieren und zu bewerten. Der Umfang der Risikoanalyse sollte zum Projektumfang und -stand passen. Für kleine Projekte ohne große Budgets oder Außenwirkung ist das Riskopotential per se geringer und bedarf deswegen keiner ins Detail ausgearbeiter Risikoanalyse. Große aber nicht freigegebene Projekte haben eine große Wahrschlichkeit sich noch im Laufe der Projektvorbereitung zu ändern oder erst garnicht freigegeben zu werden. Daher sollte man in diesen Situationen ebenfalls keine vollumfängliche Risikoanlyse betreiben.
Nachfolgend werden zwei Methoden erläutert, die unterschiedlich komplex sind und entsprechend unterschiedlich aufwändig sind.
Die "Was wenn..?" Liste
Diese Methode ist sehr simpel. Erfordert jedoch eine umfängliche Betrachtung von der Projektleitung und ist in der Anfangsphase von Projekten sehr zu empfehlen. Zu dem bietet sie Raum für persönliche Bedenken und Sorgen der Projektleitung. Für die Untersuchung wird eine Tabelle mit drei Spalten angelegt. In der ersten identifiziert man mindestens 10 Risiken und Sorgen. Dazu je mindestens ein Punkt zu den Risikofeldern:
- Projektumfeld
- Arbeitspakete
- Interne Veränderungen
- Umfeldveränderungen
- Fehlerhafte Planung
In der zweiten Spalte versucht man herauszufinden wie man das jeweilige Ereignis verhindern kann und in der dritten Spalte wie man damit umgeht, wenn das Ereignis doch eintrifft.
Vorlage: was_waere_wenn_01
Was Wenn....
| niemand das System anwenden will? | Die Vorteile und den Wunsch von "oben" deutlich kommunizieren | konstruktive Kritik suchen und reagieren |
| Teammitglieder nicht mehr am Projekt arbeiten können | von vorneherein für Redundanzen sorgen | Das Team vergrößern |
| die Community wird nicht genutzt | aktiv Unterstützung in laufende Projekte anbieten | herausfinden woran es liegt und die Community in entsprechende Punkte anpassen |
| die Community sorgt für keine neuen Inhalte | Kuratieren von Inhalten für Mitglieder als Pflicht erklären | Arbeit an andere Personen Outsourcen (Praktis) |
| die Checkliste wird nicht genutzt | in laufenden Projekten die Checkliste einführen und anhand dessen begleiten | Checkliste anpassen um den Mehrwert zu erhöhen |
| die Geschäftsführung entscheidet während dem Projekt eine "180 Grad Wende" | Stand des Projektes regelmäßig im Planungsauschhuss vorstellen und besprechen | die bis dahin fertiggestellte Arbeit soweit aufbereiten, dass es dennoch verwendbar ist |
| die Ressourcen im Team reichen nicht aus um das Projekt schnell genug zu stemmen | Team vergrößern | Angebot verkleinern |
| Wichtige Aufgaben innerhalb des Projekts werden nicht erkannt und daher nicht ausgeführt | Stand des Projekt regelmäßig im Planungsauschuss orstellen und besprechen | "Die Kuh vom Eis holen!" |
FMEA-Methode
Die Abkürzung FMEA steht für Failure Mode and Effects Analysis bzw. auf Deutsch Fehlermöglichkeits- und Einflussanalyse oder kurz Auswirkungsanalyse. Die FMEA-Methode ist also viel mehr als nur eine Methode der Risikomanagements. Sie ist eine viel umfassendere Zuverlässigkeitstechnik und kommt u.a. in Design- und Entwicklungsphasen neuer Produkte zum Einsatz. Im Projektmanagement wird dieses Tool vor allem in der Qualitätssicherung und im Risikomanagement angewandt.
Eine herausragende Eigenschaft dieser Technik ist die Berücksichtigung der Entdeckungswahrscheinlichkeit in Ergänzung zur Eintrittswahrscheinlichkeit und der Bedeutung aus Kundensicht.
Die FMEA-Ziele
Primäres Ziel der FMEA ist das rechtzeitige Erkennen und Verhindern von potentiellen Fehlern bei Produkten oder Prozessen. Jedoch können mit Hilfe der FMEA-Methode weitere vielfältige Ziele realisiert bzw. verfolgt werden:
- Identifizierung von Prozessschwächen
- Steigerung der Zuverlässigkeit und Effektivität von Prozessen
- Identifizierung und Beurteilung von Risiken
- Optimierung der Termintreue
- Optimierung der Wirtschaftlichkeit
Diese Liste könnte noch weiter fortgeführt werden, da die FMEA-Methode für viele verschiedene Einsatzgebiete geeignet ist. Wir werden uns in diesem Beitrag ausschließlich auf den Einsatz dieser Technik im Risikomanagement von Projekten fokussieren.
Die verschiedenen FMEA-Arten
Grundsätzlich wird zwischen drei verschiedenen Arten der FMEA unterschieden.
- System-FMEA: Qualitative Bewertung von Produktentwürfen oder Produkten, bezogen auf die im Pflichtenheft festgelegten Anforderungen.
- Produkt-FMEA: Qualitative Bewertung einer Produktkonstruktion in Bezug auf feste Funktionen.
- Prozess-FMEA: Qualitative Bewertung eines Prozesses, z.B. des Produkterstellungsprozesses.
Die Anwendung der FMEA im Projektmanagement lässt sich am besten der Prozess-FMEA zuordnen, da wir bei der Risikoanalyse primär den Projektprozess betrachten.
Die Vorangehensweise
Die FMEA-Methode basiert primär auf vier wichtigen Parametern: Eintrittswahrscheinlichkeit (A), Bedeutung aus Kundensicht (B), Entdeckungswahrscheinlichkeit und Risiko-Prioritätskennzahl (RPZ).
Um eine Risiko-Analyse anhand der FMEA-Methode durchzuführen, orientieren Sie sich an der folgenden Vorgehensweise:
1. Strukturanalyse
Im ersten Schritt verschaffen Sie sich einen Überblick zu den einzelnen Prozessschritten des Projektes. Hierfür ist es am einfachsten einen Gantt-Plan zu nutzen, um wichtige Vorgänge, Aufgaben und Meilensteine zu identifizieren.
2. Auswahl der Analyse-Elemente
Anschließend legen Sie fest, welche Elemente des Projektes sie in die FMEA einbeziehen möchten. Sollen alle Elemente betrachtet werden oder lediglich eine bestimmte Auswahl (z.B. nur Meilensteine)? Wenn es sich um ein sehr umfangreiches Projekt handelt, kann es ggf. sinnvoll sein nur die für den Projekterfolg ausschlaggebenden Elemente zu behandeln. Die ausgewählten Elemente halten Sie in einer Übersicht fest
3. Fehleranalyse
Im nächsten Schritt analysieren Sie die vorher ausgewählten Elemente auf potentielle Fehler. Diese tragen Sie in Ihrer FMEA-Übersicht bei den entsprechenden Projekt-Elementen ein.
4. Risikobewertung
Die Risikobewertung im Rahmen der FMEA erfolgt auf Basis von drei Kennzahlen. Diese Kennzahlen werden für alle potentiellen Fehler ermittelt. Dabei wird jede Kennzahl anhand einer 10-stufigen Skala mit den Punkten von 1 bis 10 bewertet. Anschließend werden die Kennzahlen je Fehler miteinander multipliziert, um die Risiko-Prioritätskennzahl (RPZ) zu ermitteln (möglicher Wertebereich hier: 1-1000).
B: Bedeutung des Fehlers aus Kundensicht
Die Kennzahl B stellt die Konsequenzen des Fehlers aus Kundensicht dar. Hierbei kann es sich um einen internen Kunden (z.B. Change-Prozesse) oder um einen externen Kunden (z.B. Softwareentwicklungsprojekt) handeln. Der höchste Wert von 10 wird vergeben, wenn z.B. der Abschluss des Projektes ernsthaft gefährdet ist oder Gesetze verletzt werden würden. Dahingegen steht der niedrigste Wert von 1 für einen Fehler, der kaum erkennbare Auswirkungen aus Kundensicht hätte.
A: Eintrittswahrscheinlichkeit des Fehlers
Mit der Eintrittswahrscheinlichkeit des Fehlers versuchen Sie einzuschätzen mit welcher Wahrscheinlichkeit der potentielle Fehler eintreten wird – unabhängig von möglichen Präventionsmaßnahmen. Hier steht der höchste Wert von 10 für einen sehr wahrscheinlichen Eintritt des Fehlers, während der niedrigste Wert von 1 den Eintritt als sehr unwahrscheinlich charakterisiert.
E: Entdeckungswahrscheinlichkeit
Die Entdeckungswahrscheinlichkeit stellt dar, mit welcher Wahrscheinlichkeit die Fehlerursache erkannt werden wird. Eine 1 wird hier genutzt, wenn der Fehler mit großer Wahrscheinlichkeit während der Produktion (bei Produktentwicklungsprojekten) oder während des Projektablaufs aufgedeckt wird. Wohingegen die 10 genutzt wird, um anzugeben, dass der Fehler nicht erkannt wird, da der Bereich in dem der Fehler auftreten würde normalerweise nicht analysiert wird.
Im Folgenden finden Sie ein Beispiel für die Bewertung der potentiellen Fehler anhand der Kennzahlen:
5. Maßnahmen zur Optimierung
Nachdem Sie alle Fehler nach dem oben beschriebenem Schema bewertet haben, können Sie die Priorität der Fehler anhand der RPZ einschätzen. Je höher der Wert der RPZ, desto dringender sollten Sie hinsichtlich des jeweiligen Fehlers eingreifen und präventive Maßnahmen entwickeln.
Fazit
Die FMEA-Methode ist viel mehr als nur ein Verfahren zur Risikoanalyse. Jedoch liefert Sie vor allem im Risikomanagement einen hohen Mehrwert, da auf Basis der RPZ ein sehr strukturiertes Vorgehen möglich ist. Diese Methode eignet sich vor allem für Produktentwicklungs- bzw. Softwareentwicklungsprojekte.