Projektauftrag

Der Projektauftrag ist die formale Grundlage zur Durchführung eines Projekts. In den meisten Unternehmen wird er nach der Projektinitiierung und vor der Projektplanung erteilt. Der Projektauftrag entspricht einer Autorisierung zur Projektdurchführung, die je nach Organisation durch das Management, die Geschäftsführung, die Abteilungsleitung oder auch das Project Management Office erfolgt.

Gründe für einen Projektauftrag

Die gelebte Projektmanagement-Praxis zeigt, dass kein Projekt ohne Projektauftrag gestartet werden sollte, denn nur so lassen sich

die Bedeutung bzw. Priorität des Projekts,
der Projektkontext bzw. die Rahmenbedingungen wie Auftraggeber, Ausgangslage und Projektziel,
mögliche Klassifizierungen zu Projektart, Projektrisiken, Komplexität, Innovationsgrad oder Nutzen,
die Verantwortlichkeiten, also Projektleiter und mögliche Teilprojektleiter,
die Projektorganisation und der Projekteigentümer,
die Mitwirkenden und den Zeitraum der Mitwirkung,
die Inhalte und Umfänge,
der Projektzeitraum von Projektbeginn bis Projektende,
das Projektbudget, evtl. sogar abgegrenzt nach Projektphasen,
sowie die eigentliche Projektfreigabe

dokumentieren. Startet ein Projekt ohne Projektauftrag, führt dies in Organisationen schnell zu sogenannten U-Boot-Projekten, die auf knappe Kapazitäten zugreifen, für Reibungsverluste sorgen und ggf. die Leistungsfähigkeit des gesamten Unternehmens beeinträchtigen.

Über die genannten Punkte hinaus, kann ein Projektauftrag – der auch als Project Charter oder Projektvereinbarung bezeichnet wird – auch Informationen zum Scope bzw. den Elementen, die „Out of Scope“ sind, sowie zu weiterführenden Dokumenten wie bspw. initiale Projektpläne, eine Risikomatrix, einem Zieldiagramm etc. enthalten. Auch mögliche Schnittstellen und Abhängigkeiten zu anderen Projekten können beschrieben werden.

Ziel eines Projektauftrages

Grob gesagt, geht es bei der Projektauftragsklärung um die Klärung folgender Eckpunkte:

WO stehen wir?
WARUM? Was ist der Projektnutzen? Wie hoch ist die Strategierelevanz?
WAS soll konkret erreicht werden?
WER ist involviert?
WIE werden die Ziele erreicht?
bis WANN werden Meilensteine erreicht?
WIEVIEL kostet das Vorhaben?

Inhalte eines Projektauftrages

Projektname
Die Auswahl des „richtigen“ Projektnamens ist von hoher Bedeutung und wird in vielen Fällen unterschätzt. Der Hauptnutzen ist die Schaffung einer starken Identifikation der Projektbeteiligten mit dem Projekt. Darüber hinaus wird mit der Vergabe eines Projektnamens die Basis für die Entwicklung einer Projektkultur gelegt. Bei Großprojekten mit langer Laufzeit (über 18 Monate) wird häufig auch noch ein Projektlogo zusätzlich zum Projektnamen definiert. Wichtigste Grundregel für die Vergabe eines Projektnamens ist: Der Projektname soll kurz, prägnant und projektbezogen gewählt sein.

Beschreibung der Ausgangssituation
Jedes Projekt hat einen „Auslöser“, wobei Ursache und Hintergrund für eine Projektinitiierung sehr unterschiedlich sein können. Umso wichtiger ist es für jeden Projektverantwortlichen, sich ein konkretes Bild über die gegenwärtige Situation im Projekt zu verschaffen. Dazu werden alle projektrelevanten Informationen gesammelt, systematisch durchleuchtet und zueinander in Beziehung gestellt. Eine anschließende Interpretation der Ergebnisse bildet die wesentliche Entscheidungsgrundlage für das weitere Vorgehen im Projekt. Interessant an dieser Stelle ist auch die Betrachtungsweise der zu erwartenden Entwicklung bei Nicht-Realisierung des Projekts.
Projektziele und Nicht-Ziele
Die Formulierung der Projektziele ist eine der wichtigsten Aufgaben im Rahmen der Pojektauftragsklärung und ist Kernelement der Vereinbarung zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter. Die Projektziele sollen den Sinn des Projektes erklären und die anzustrebenden Ergebnisse im Projekt definieren.
Korrekte Projektziele sind SMART, bedeutet spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert.
Die Definition von Projekt-Nicht-Zielen dient zur besseren Projektabgrenzung und fördert das Bewusstsein bei allen Projektbeteiligten. Oft wird erst durch die klare Formulierung der Nicht-Ziele der Projektumfang wirklich klar und transparent.
Die „Aushandlung“ der Ziele und Nicht-Ziele erfolgt zyklisch zwischen Projektauftraggeber und Projektleiter und ist Kern der Auftragsklärung.

Hauptaufgaben im Projekt
Durch die Definition der Hauptaufgaben im Projekt wird das Leistungsvolumen auf grobem Level festgelegt. Entscheidend dabei ist die Gliederung der Hauptaufgaben, da hiermit bereits die Basis für die gesamte Projektstruktur gelegt wird. Die Feingliederung und Aufteilung der Hauptaufgaben in so genannte Arbeitspakete erfolgt dann in einem zweiten Schritt im Rahmen der Projektplanung. Plakativ gesprochen beschreiben die Hauptaufgaben den Weg zum Ziel.

Projektnutzen
Der Projektnutzen soll quantitativ (z.B. geplante Kosteneinsparung oder Zusatzeinnahmen für das Unternehmen) und qualitativ (z.B. Erhöhung der des Servicegrades um 5%) angegeben werden. Dabei kann zwischen einmaligem und periodischem Nutzen unterschieden werden. Die Gegenüberstellung des Projektnutzens zu den Projektkosten wird in Form eines jährlichen ROIs (Return on Investment) angegeben.

Start- und Endtermin
Projekte sind temporäre Aufgabenstellungen und haben immer einen definierten Anfangs- und Endzeitpunkt. Dies ist eines der wesentlichen Unterscheidungsmerkmale zur klassischen Routinetätigkeit. Jedes Projekt ist im Zuge der Auftragsklärung zeitlich abzugrenzen, indem ein konkretes Tagesdatum als Start- und Endzeitpunkt festgelegt wird. Die zusätzliche Definition von Start- und Endereignis erhöht die Transparenz, schafft Klarheit und kann auch symbolischen Charakter haben.

Projektbudget
Die Projektkosten sind ein zentrales Entscheidungskriterium für die Realisierung eines Projektes und für die Auftraggeber von heute von großer Bedeutung. Die Planung und Kalkulation der Projektkosten erfolgt in der Regel schrittweise. In einem ersten Schritt werden die Projektkosten auf Basis des Projektantrags geschätzt. Mit zunehmender Planungstiefe der Aufgaben im Projekt steigt auch die Transparenz bei den Projektkosten.

Angaben zum Projektteam
Projekte sind nicht nur inhaltlich sondern auch sozial komplex. Abhängig von Größe und Komplexität der Aufgabenstellungen arbeiten immer mehrere Spezialisten und Experten aus unterschiedlichen Unternehmensbereichen und Organisationen gemeinsam an der Realisierung der Projektziele.
Damit die Organisation eines Projektes effizient und reibungslos verläuft, ist die Definition der Projektrollen und deren Personifizierung ganz entscheidend. Die wichtigsten und institutionalisierten Rollen eines Projektes sind:
die Rolle des Projektleiters,
die Rolle des Projektauftraggebers,
die Rolle der Mitarbeiter im Projektteam,
Ein erster Ansatz, wie viele Projektmitarbeiter von welchen Bereichen mit welcher Qualifikation und mit welcher Intensität für das Projekt nötig sind, erleichtert auch den Linienvorgesetzten deren Personaldisposition.

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