Plan.io FAQ und Tipps

Die Definition of Done (DoD) ist ein Element aus Scrum, das verschiedene Verständnisse von fertigen Zuständen beinhaltet. In Plan.io und im Bezug auf die Tickets verstehen wir die DoD als ein Zustand, wann ein Ticket oder Aufgabe als fertig eingestuft werden kann. Das bedeutet, dass die Beschreibung so ausführlich sein muss, dass alle Beteiligten wissen, wann die Aufgabe vollendet ist.

Ist die DoD enthalten, kann im Laufe des Projektes besser eingeschätzt werden, was noch erledigt werden muss und wo man aktuell steht. Zusätzlich hat der Verantwortliche einen genaueren Auftrag und kann seine Aufgabe besser bearbeiten. Somit werden Tickets noch deutlicher, Projekte übersichtlicher und die Planung im Projektverlauf besser und leichter.

Achtet am besten darauf, alle notwendigen Informationen und den Wunschzustand für die Beendigung der Aufgabe in das Ticket zu schreiben.

Je ausführlicher ein Ticket geschrieben ist, desto besser kann es bearbeitet, dokumentiert und geplant werden. Enthalten sollten sein:

• Tracker – Welcher Art von Aufgabe ist es? In den meisten Fällen reicht hier der „Task“.
• Thema – Der Titel der Aufgabe/des Tickets. Dieser sollte eindeutig und passend zum Inhalt der Aufgabe sein.
• Beschreibung – Diese beinhaltet den genauen Auftrag, die Definition of Done und weitere Informationen zur Umsetzung. Achtet dabei darauf, dass ihr eine gewisse Struktur beibehaltet und die Beschreibung sauber und verständlich formuliert ist.
• Status festlegen – Welcher Zustand herrscht gerade? Ist die Aufgabe in Bearbeitung oder schon erledigt?
• Priorität festlegen – Wie wichtig ist die Aufgabe?
• Zugewiesen an festlegen – Die Person, die für die Bearbeitung zuständig ist
• Kategorie festlegen – Um welche Art von Aufgabe handelt es sich?
• Übergeordnete Aufgabe festlegen – Zu welcher Aufgabe bzw. Überaufgabe gehört das Ticket (sorgt für eine Struktur in eurem Projekt)?
• Beginn- und Abgabedatum festlegen – Wann soll die Bearbeitung beginnen und wann sollte Die Aufgabe erledigt sein (Dies ist wichtig für eine Sprint-Planung)?
• Geschätzten Aufwand festlegen – Wie viele Stunden wird die Aufgabe ungefähr dauern (Dies ist wichtig für eine Sprint-Planung)?
• Firma & Kontaktperson hinzufügen – Falls externe Personen beteiligt sind
• Checkliste/Schritte aus der Beschreibung herausnehmen und für einen zusätzlichen Überblick hinzufügen.
• Dateien hinzufügen – Alle Dateien hinzufügen, die für die Bearbeitung des Tickets notwendig sind.
• Beobachter hinzufügen – Alle Personen, deren Meinungen, Einschätzungen und Informationen für die Bearbeitung wichtig sind.

Einer Aufgabe kann eine Person oder Gruppe zugewiesen werden, die dem Projekt über die Konfiguration hinzugefügt worden sind.

Beobachten kann jeder, der einen Plan.io Zugang besitzt. Diese Personen müssen nicht dem Projekt hinzugefügt worden sein.

Der Status eines Tickets zeigt an, welcher Zustand aktuell herrscht. Es gibt:

• Neu - Eine neu angelegte Aufgabe.
• Product Backlog – Ist eine Bezeichnung aus Scrum und sagt an, dass diese Aufgabe noch nicht angefangen wurde.
• Administration – Diese Aufgaben sind keine Umsetzungstickets (Keine ToDos).
• In Bearbeitung – Falls eine Aufgabe angefangen wurde und bearbeitet wird.
• Feedback – Falls Feedback und Rückmeldung von den Beobachtern und Beteiligten benötigt wird.
• Test läuft – Falls ein Produkt getestet wird.
• Abgewiesen – Falls ein Ticket oder Aufgabe abgewiesen wird. Die Aufgabe wird nicht mehr im Dashboard angezeigt.
• Erledigt – Falls ein Ticket als „Erledigt“ eingestuft werden kann. Die Aufgabe wird nicht mehr im Dashboard angezeigt.

Die Priorität zeigt an, wie dringend eine Aufgabe erledigt werden muss.

• 1 – 2 Tage: Falls eine Aufgabe in den nächsten Tagen erledigt werden muss (bis Ende der Woche)
• 2 – 3 Wochen: In den nächsten 2-3 Wochen
• 3 Monate: Wenn es erst in 3 Monaten erledigt werden muss
• 6 Monate: Wenn es erst in 6 Monaten erledigt werden muss
• > 6 Monate: Wenn es erst in über 6 Monaten erledigt werden muss
• Fortlaufend: Aufgaben, die durchgängig bearbeitet werden

Der Administrator Admin ist ein angelegter Nutzer, der keine bearbeitende Funktion hat. Das betrifft Tickets wie Epics, User Stories, Strategien, Übertickets oder ähnliches, die keine Umsetzung besitzen. Diese haben eher die Funktion eines Sammeltickets, wo der Administrator Admin hinzugefügt werden kann, sodass „Meine Seite“ nicht mit Aufgaben überschwemmt wird.

Will man ein Kommentar, eine Erkenntnis, Ereignis oder ähnliches einem Ticket hinzufügen, muss man bei einem Ticket auf „Bearbeiten“ klicken: Im Kommentar-Feld kann man seine Informationen hinzufügen.

Während der Bearbeitung von Tickets kann es vorkommen, dass man nur bestimmte Aufgaben angezeigt bekommen will. Über die Filter und Optionen kann eine gewünschte Filterung und Anzeige eingestellt werden. Werden diese Einstellungen öfters gebraucht, können diese für eine spätere Verwendung über „Speichern“ festgehalten werden.

Während des Speicherns kann ausgewählt werden, wie der Filter heißt und ob dieser nur für den Nutzer oder auch für alle anderen sichtbar sein soll. Zusätzlich können noch weitere Kriterien wie die Form der Sortierung festgelegt werden.

Wenn nur die Aufgaben angezeigt werden sollen, denen man zugewiesen wurde oder die man beobachtet, kann man über das Dropdown-Menü mit dem Namen in der oberen rechten auf „Meine Seite“ zugreifen.

Hier empfiehlt es sich, über das leere Dropdown-Menü in der rechten Ecke alle relevanten Informationen hinzuzufügen. Die wichtigsten Informationen hier sind:

• Mir zugewiesene Aufgaben
• Beobachtete Aufgaben
• Erfasste Aufgaben

Tracker sind Aufgaben-Typen und verhalten sich ähnlich wie die Kategorien. Durch Tracker können Aufgaben voneinander getrennt und separat betrachtet werden. Zusätzlich zu dem vorhandenen Tracker können bei Bedarf weitere erstellt werden. Diese muss jedoch ein Administrator erstellen. Hier gibt es beispielsweise:

• Task: Task ist der Standard-Tracker und kann für die meisten Tickets verwendet werden.
• Marketing Task
• Change Request: Handelt es sich um ein Änderungsanforderung, wird ein Change Request verwendet.
• Logistik
• Design-Task
• Fehler: Kommt es zu einem Fehler in einem Produkt, kann dieser Tracker verwendet werden. Der Vorteil ist es, dass dieser anders angezeigt wird.
• Feature: Braucht ein Produkt ein Feature, kann dieser Tracker verwendet werden. Der Vorteil ist es, dass dieser anders angezeigt wird.
• Support: Support-Tracker verhalten sich wie Fehler- und Feature-Tracker.