Machbarkeitsanalyse

Untersuchung oder Überprüfung die dazu dient, zu entscheiden, ob die Umsetzung welche zu einem bestimmten Ziel führen soll unter den gegebenen Voraussetzungen zu verwirklichen/zu realisieren ist oder nicht. Mit Hilfe einer Machbarkeitsanalyse kann bereits im Vorfeld entschieden werden ob ein Projekt wirklich durchgeführt werden soll. Geschähe diese Entscheidung
erst nach der eigentlichen Projektplanung, wären die Kosten und die Zeit der direkten Projektplanung verloren.

Für die Durchführung der Machbarkeitsstudie benötigen Sie Wissen über die Ziele des Projektes oder zu mindestens den Ziel-Zustand, welcher nach dem Projekt erreicht werden soll. Ohne eine Zielsetzung ist keine Studie möglich, da die
Ausrichtung der Forschung nicht vorhanden ist. Ziel der Studie ist es zu entscheiden, ob aus der Projekt-Initiierung in welcher
man sich in dieser Phase befindet, ein durchgeplantes Projekt entstehen soll. Die Studie selbst ist meistens ein Vorprojekt, aus dessen Ergebnis entschieden wird: Ist das Projekt machbar und soll es durchgeführt werden? Ja oder nein.

Arten der Machbarkeit

Technische Machbarkeit
Grundlegende Fragestellung: Haben wir die technischen Möglichkeiten das Projekt umzusetzen?
Wenn nein: Was wird benötigt um einen Stand zu erreichen welcher das Projekt technisch durchführen lässt?
Wirtschaftliche Machbarkeit
Grundlegende Fragestellung: Haben wir das nötige Kleingeld um das Projekt durchzuführen und "was bringt uns das Projekt"?
Wenn nein: Wie können Gelder bezogen werden und/oder wie könnten wir das Projekt für uns rentabel machen?
Politische Machbarkeit
Grundlegende Fragestellung: Kann das Projekt (wirtschafts-) politisch durchgesetzt werden?
Wenn nein: Welche Lobbys/ Verbände/ Institutionen/ Interessensgruppen stehen einer Durchführung im Wegen und warum?
Juristische Machbarkeit
Grundlegende Fragestellung: Dürfen wir das Projekt so durchführen?
Wenn nein: Was müsste geändert werden um das Projekt konform zu Gesetzen, Verordnungen oder Rahmenrichtlinien (wie z.B. Ethik-Grundsätzen/Compliance)
zu machen?
Organisatorische Machbarkeit
Grundlegende Fragestellung: Können wir das Projekt mit unserem Team
durchführen?
Wenn nein: Welche Personalentwicklungs- und Personalbeschaffungsmaßnahmen müssten durchgeführt werden?
Ressourcenbezogene Machbarkeit
Grundlegende Frage: Haben wir genug von X? Wobei X für alles steht was man so haben kann: Personal, Material, Räume, Lizenzen, Knowhow... einfach alles was in einer gewissen Menge im Projekt vorkommen kann und sollte.
Wenn nein: Was würde es Kosten und wie lange würde es dauern bis wir es haben?

Bei allen Machbarkeiten ist darauf zu achten, dass diese sich mitunter gegenseitig bedingen.
Wird in der ressourcenbezogenen Machbarkeit ein fehlen von Personal festgestellt, welches erst eingestellt werden muss, hat dieses Auswirkungen auf die wirtschaftliche Machbarkeit.

Werden Mängel bei der juristischen Machbarkeit festgestellt, könnte dieses auf die organisatorische, ressourcenbezogene und wirtschaftliche Machbarkeit haben.

Ziele der Machbarkeitsanalyse

Die Erstellung einer Analyse macht Sinn bei Großprojekten aller Art und Kleinprojekten welche auf unbekanntem Terrain stattfinden. Dieses abklopfen verschiedenster Themenbereiche im Vorfeld kann je nach Aufwand und Projektgröße im Rahmen eines "Vorprojektes" ein eigenes in sich geschlossenes Projekt bedeuten.
Machbarkeitsanalysen bei Projekten - und für die Durchführung müssen die Projekt-Ziele bekannt sein - beschäftigen sich mit der Vereinbarkeit von Zielen unter dem Deckmantel der Projekt-Ausrichtung.

Auf der einen Seite beschreibt die Zusammenfassung der abgeschlossenen Projektstudie dem Management vorhersagbare Ergebnisse für die Implementierung eines bestimmten Projektes und kann somit auch als Grundlage für eine Entscheidung Pro-Planung dienen, andererseits können im Rahmen der Studie auch Fallstricke offengelegt werden, welche dann im Rahmen der
Projektplanung aufgegriffen und umschifft werden können.

Im härtesten Fall bringt die Analyse eklatante Mängel und Ausschlusskriterien hervor, welche einen Stopp hervorbringen. Durch einen Abbruch an dieser Stelle werden Kosten und Zeit der eigentlichen Projektplanung obsolet.

Das Ergebnis der Machbarkeitsstudie ist also entweder die Antwort "Go" - Grünes Licht für die Projektplanung oder "Stopp" - das Projekt wird nicht geplant und nicht durchgeführt.

Es lassen sich folgende Ziele der Machbarkeitsstudie herausfiltern:

Verhinderung von Fehlinvestitionen
Identifizierung von verschiedenen Lösungswegen
Aufdeckung von Schwachstellen im eigenen System und Fremd-Systemen

Schnittstellen

Was zeichnet das Projekt aus und "was haben wir davon"?
Welche inneren und äußeren Rahmenbedingungen wirken auf das Projekt?
Sind die Projektziele vereinbar und erreichbar?
Was muss im Vorfeld passieren um das Projekt durchführbar zu machen
Sollte das Projekt durchgeführt werden oder nicht?

Erhebung von Informationen

Primäre Daten

Primär-Informationen oder auch die Primärforschung werden als empirische Methode genutzt, neue, bisher nicht bekannte, Daten zu erheben. Der Vorteil der Datenerhebung ist die Möglichkeit konkret problemadäquat Daten erheben zu können und diese durch eigene Erhebungsinstrumente in den Projektkontext ziehen zu können. So lassen sich spezielle Fragestellungen entwickeln und
zuschneiden.

Der Hauptnachteil lässt sich daraus ableiten. Die Erhebung kostet Zeit und Geld, sowie einer Basis an Fachwissen um komplexe Probleme aufzubereiten und Fragestellungen zu entwickeln.

Sekundäre Daten

Sekundäre Informationen wurden bereits in der Vergangenheit intern oder durch Dritte erhoben und stehen über diverse Quellen wie Portal-Zugänge von DatenAnbietern oder Forschungsdatenbanken zur Verfügung. Mit Sekundär-Forschungsdaten, welche zum Beispiel zugekauft oder durch Dritte verfügbar gemacht werden, können im Gegensatz zur primären Erhebung relativ zeitnah und günstiger erhoben werden. Ziel ist die Erhebung von Erst-, Ersatz-, Zusatz- und Kontrollinformationen. Die Vorteile und Nachteile drehen sich im Gegensatz zur Primärerhebung um. Vorteile der vorhandenen Daten ist die, relativ zur eigenen Erhebung gesehene,
zeitlich schnelle Komponente. Auch können die Daten je nach Quelle günstiger sein als eine Eigenerhebung. Allerdings sind die Daten mitunter veraltet, passen nicht ganz konkret zur Fragestellung oder unterliegen anderem demografischen Faktoren, als für das Projekt wichtig.

Schätzmethoden

Nicht jedes Daten-Schnipsel muss im Rahmen der Projektstudie erhoben werden. Werte können auch geschätzt werden, beispielsweise über bewährte Methoden oder Erfahrungswerte. Auch bereits im Unternehmen vorhandenes Wissen kann
zur sichereren Schätzung herangezogen werden. Ein Mix aus Sekundärdaten kann ebenfalls Schätzungen füttern.
Die Schätzungen im Vorfeld des Projektes haben einen sehr geringen Detailgrad und damit auch eine sehr geringe Qualität. Vor dem Projekt sind weder Arbeitspakete noch Aufwände genauer beschrieben oder kalkuliert. Von der Bezifferung der Materialwerte, Preisschwankungen oder Lizenzgebühren die für gewisse Dinge nötig werden, kann - wenn denn daran gedacht wird - nur grob
ausgegangen werden. Die hier kurz angerissenen Methoden eignen sich in Kombination für einen ungefähren Überblick über das Projekt. Ziel ist nach wie vor entscheiden zu können, ob das Projekt in einem bestimmten für Sie gültigen Rahmen durchgeführt werden kann oder nicht. Wir sind noch nicht in der Feinplanung des Projektes!
Die Methoden können verschiedenste auch auf Projektabschnitte angewendet werden. Kennen Sie beispielsweise jemanden der einen Teil Ihres Projektes so schon mal irgendwo durchgeführt hat, eignet sich für den Projektabschnitt die Vergleichsmethode eher. Ist ein anderer Abschnitt völlig fremd, können externe Berater auf diesem Gebiet helfen.

50/50-Schätzung
Bei der 50/50-Schätzungen werden die Machbarkeiten oder
Projektbestandteile/ einzelne Zielkategorien von zwei erfahrenen Projektleitern,
Fachkräften oder Gremien geschätzt. Die jeweiligen Informationen, Ansätze,
Ideen und Werte werden gegenübergestellt und gemittelt. So ergibt sich eine Art
"Messbereich" zwischen den einzelnen Werten beider Schätzungen und ein
Mittelwert.
Externe Berater
Eigentlich eine Form der Primärdaten-Erhebung. Allerdings geht es nicht um das
Beauftragen eines Beratungsunternehmens oder einer Studie, sondern das
Ansprechen von Beratern des jeweiligen Interessengebietes als einzelne Person.
Entweder über das eigene Netzwerk oder pro-Stundensatz-Abrechnung.
Vergleichsmethode
Gab es in der Vergangenheit ähnliche Projekte? Haben Sie im Freundes-,
Bekannten- oder Kollegenkreis jemanden, der ein ähnliches Projekt bereits
durchgeführt hat?
Beispiel Hausbau: Jemand der bereits selber gebaut hat, wird Ihnen sagen wie
viel Freude es macht und wie viel Zeit es dauert, sich für bestimmte SteckdosenDesigns oder Türgriffe zu entscheiden die von verschiedenen Unternehmen
bezogen werden. (organisatorische Machbarkeit). Auch zum Thema
Baugenehmigung und Abnahmen (juristische Machbarkeit) wird er etwas sagen
können.

Durchführung

Die Machbarkeit beginnt zuerst bei der eigenen Organisation und nicht beim Projekt.

Zu klären wären Interna wie:

Welche Unternehmensvision, Mission und Leitbilder gibt es?
Welche Standards existieren zu Ethik, Prozessen, Vorgehen?
Jeweils um einen Umwelt-Ökologie-Check durchführen zu können. Gibt es eine Entscheidungsmatrix oder Entscheidungsgrundlagen zum Umgang mit Risiken, Investitionen, o.ä.?
Vorhandene Richtwerte und Wert-Korridore erleichtern eine spätere Entscheidung. Liegt das Projekt Beispielsweise innerhalb oder außerhalb festgelegter Projekt-Toleranzen?
Wie sieht die Firmenpolitik/das übergeordnete Management das Projekt?
Gibt es pro/contra "von oben" welche auf die Durchführung wirken können?
Wird das Projekt beispielsweise trotz drohendem finanziellen Verlust angegangen, weil es sich um ein Reichweiten-starkes Prestige-Projekt handelt?

Auf der anderen Seite steht das durchzuführende Projekt im Fokus. Auch hier sollten einige Voraussetzungen erfüllt sein:

Ist die Erwartung an das Projekt definiert?
Welche Anforderungen werden an das Projekt gestellt?
Welche Projektziele sind konkret (SMARTE Ziele) gesetzt?
Was muss erfüllt sein, was kann erfüllt sein?
Welche Projekt-Grenzen gibt es?
Was sind Nicht-Ziele des Projektes?

Weiterhin sollte festgelegt werden, was geprüft werden soll und wie geprüft werden soll.

Was geprüft werden soll:
- Technische Machbarkeit
- Wirtschaftliche Machbarkeit
- Politische Machbarkeit
- Juristische Machbarkeit
- Organisatorische Machbarkeit
- Ressourcenbezogene Machbarkeit
Wie geprüft werden soll:
- Externes Beratungsunternehmen
- Durchführung von
- Studien
- Befragungen
  - Informationsbroker
  - etc. s.o. "Primär- und Sekundär-Informationen"
Folgende Gliederung kann empfohlen werden:
- Einleitung
- Ausgangslage
- Zielsetzungen
- Zusammenfassung der Machbarkeiten und deren Ergebnis
- Hintergrundinformationen zu Projekt, Auftraggeber, Projektträger, etc.
- Problemstellung (ausführlich)
- Zielsetzung (ausführlich)
- Quellen und Methoden der Studie
- Aufgliederung der Machbarkeiten sowie deren Ergebnisse
- Ergebnis
- Handlungsempfehlungen
- Schlussfolgerung
- Anlagen

Qualitätskriterien

Nach dem eingangs erwähnten Credo "es geht nicht nur um das Bereitstellen von Zahlen" sind bestimmte Qualitätskriterien von Vorteil. Diese Kriterien können als Raster auf gesammelte Informationen gelegt werden. Da sich die Merkmale je nach Machbarkeitsstudie unterscheiden, sind diese nur kurz grob angerissen und benötigen weiterer Eingrenzung.

Qualitätskriterien für Informationen zur Machbarkeit:
Vollständigkeit der Information/des Datensatzes
Daten sind konzentriert problemlösend
Die Quelle ist seriös und glaubwürdig
Die Erhebungsmethode ist ebenso wie die Datenquelle genannt und beschrieben
Die Daten sind valide (inhaltlich zuverlässig) und es herrscht Reliabilität
(methodisch zuverlässig)
Die Informationen sind aktuell
Es herrscht eine Übereinstimmung zwischen Erhebungszweck und
Informationsbedarf

Qualitätskriterien der Marktforschung können ebenso angelegt werden, wenn es um die Auswertung vergangener Studien geht.
Die Daten sind objektiv: Unabhängig hinsichtlich Durchführung, Auswertung und Interpretation
Die Daten unterliegen Reliabilität: Sie sind formal Genau im Sinne von Abwesenheit von Zufallsfehlern
Die Daten sind valide: Konzeptionell richtig erhoben in Bezug auf "wie genau wurde das erfasst, was untersucht werden soll"
Die Daten sind repräsentativ: Aussagekraft der Stichprobe, Irrtumswahrscheinlichkeit und Abweichungen der Grundgesamtheit