Lessons Learned
Lessons Learned
„Lessons Learned“ ist eine Methode um im Projekt gemachte Erfahrungen (Positive wie Negative) systematisch zu sammeln und daraus Erkenntnisse zu ziehen um die Abwicklung zukünftiger Vorhaben und Projekte zu verbessern. Die Methode ist mittlerweile ein gängiger Bestandteil im Projektmanagement-Methoden-Werkzeugkoffer. Richtig ein- und umgesetzt kann diese Methode ein Teil Ihrer Erfolgsstrategie sein.
Jedes Projekt liefert wertvolle Erfahrungen. Positive wie Negative.
Leider ist die Beschäftigung mit Fehlern in vielen Organisationen noch immer sehr negativ belegt. Am liebsten werden Fehler – da wo es möglich ist – nicht in größerer Runde angesprochen und manchmal werden sie sogar vertuscht. Bei Fehlern wird oft nur nach dem “Verursacher” gesucht und dieser bekommt dann den schwarzen Peter. Damit entsteht aber die Situation, dass es für den Einzelnen besser ist, Probleme gar nicht erst anzusprechen und einfach den Kopf einzuziehen. Um nun aber aus Fehlern lernen zu können, müssen Sie sich auf die positiven Aspekte der Fehler-Analyse konzentrieren! Denn Fehler passieren immer und überall: auch in den besten Teams. Gemachte Fehler sind aber nur dann wertvoll, wenn Sie die Ursache für diesen Fehler analysieren und Maßnahmen einleiten, so dass er in Zukunft nicht mehr vorkommt.
Zudem liegt die Ursache für einen Fehler oft gar nicht bei einer Person, sondern ist in dem zugrunde liegenden Prozess bereits angelegt. Und dort wo der Fehler dann letztlich auftaucht befindet sich meist gar nicht wirklich die Ursache dafür. Damit ist eine Schuldzuweisung – abgesehen davon, dass sie nichts hilft – oft auch ungerecht dieser Person gegenüber.
Bevor man also damit beginnen kann Erfahrungen zu dokumentieren (geschweige denn auszuwerten) geht es darum einen positiven Blick auf die Arbeit mit gemachten Fehlern zu ermöglichen. Es geht darum eine positive Fehlerkultur zu fördern! Es muss also allen klar sein, dass in Zukunft bei Fehlern konsequent nach dem “Warum” und nicht mehr einfach nach dem “Wer” gesucht wird.
Dieser veränderte Umgang mit Fehlern muss deshalb auch möglichst weit oben in der Hierarchie verankert und auch vorgelebt werden. Denn nur so werden sich die Mitarbeiter in Zukunft auch trauen können, Fehler konstruktiv anzusprechen und auch zuzugeben.
Die Lessons Learned Methode unterstützt Projektleiter und Projektmitarbeiter dabei, aus vergangenen Projektsituationen Erkenntnisse abzuleiten.
Für neue Projekte bedeutet das:
- Fehler zu vermeiden
- Risiken zu verringern
- Chancen zu nutzen
- Projekt-Qualität zu steigern
Es gibt verschiedene Arten und Formen von Lessons Learned. Eine mögliche Vorgehensweise ist eine Methodik, die die gesamte Projektstrecke begleitet- von Beginn bis zum Projektende.
Die Durchführung umfasst 4 Phasen:
Phase 1: Teaminformation und Teamfindung
Informieren Sie Ihr Projektteam bereits zu Beginn des Projektes, dass die Lessons Learned Methode durchgeführt wird. Dies schafft Transparenz und Verständnis.
Wichtig dabei ist, dass Sie die Art und Weise darstellen bzw. erklären, wie sich das Vorgehen bei Lessons Learned gestaltet.
Diese Ansprache kann zudem dafür genutzt werden, dass Sie Ihr Team für die Methode begeistern und motivieren, sowie ggf. Missverständnisse und die Erwartungshaltung klären.
Folgend wird – je nach Teamgrösse und Struktur – entschieden, wer als “aktiv beteiligt” gilt. Das kann von Ihnen oder auch gerne gemeinsam mit dem Team geschehen.
“Aktiv beteiligt” sind die Personen, die Lessons Learned mit gestalten und einen aktiven Part übernehmen. Dies können Einzelpersonen aus den unterschiedlichen Projektbereichen, aber auch das gesamte Team sein. Je nach Situation und Größe des Projektteams.
Phase 2: Erkenntnisse sammeln
Während des gesamten Projektes besteht die sogenannte Sammelphase. In diesem Zeitraum ist jeder aktiv Beteiligte dazu angehalten, Erkenntnisse, Erlebtes, Wahrnehmungen etc. – positive wie auch negative – festzuhalten.
Es ist die Ansammlung der Informationen, die in dem folgenden Lessons Learned Workshop Relevanz haben können.
Um die Informationssammlung einfacher zu gestalten, ist ein sogenanntes Log-Buch hilfreich. Dort können Sie und Ihr Team die Begebenheiten aus dem Projekt notieren. Dies muss nicht detailliert erfolgen, sollte dennoch die Situation kurz widerspiegeln.
Phase 3: Workshop-Vorbereitung
Der Workshop ist das Kernstück dieser Lessons Learned Methode. Er benötigt daher eine gute Vorbereitung.
Neben dem Organisatorischen wie Workshop-Materialien, Raumreservierung etc. ist zentral der Inhalt und Ablauf vorzubereiten.
Eine wichtige Frage ist zu klären:
Welche Themen sollen in dem Workshop behandelt werden, um den höchsten Nutzen und die größte Relevanz zu erhalten?
Hier ist es ratsam, dass Sie eine Vorauswahl von Themen treffen, die Schlüsselerlebnisse im Projekt waren. Genau das sind dann die Themen, die im Workshop gezielt behandelt werden.
Um eine Auswahl der richtigen und wichtigen Themen zu bekommen, können Sie mit den aktiv Beteiligten Gespräche führen. Hier kommt das Log-Buch wieder zum Einsatz als Hilfestellung. Denn jetzt hat jeder aktiv Beteiligte – wenn das Log-Buch gut geführt ist – ein Sammelsurium an Themen zur Auswahl.
Aus diesen Gesprächen filtern Sie dann schlussendlich die brisantesten und am häufigsten genannten Begebenheiten heraus.
Wichtig hierbei ist, ein gutes Gemisch zwischen positiven und negativen Aspekten zu erhalten, denn Lessons Learned umschließt beide Bereiche.
Phase 4: Lessons Learned Workshop
Alle vorgelagerten Phasen haben auf den Workshop hin abgezielt. Der Workshop ist der Höhepunkt des Lessons Learned.
Hier arbeiten Sie und ihr Team aktiv mit den Erfahrungen, leiten Erkenntnisse ab und ziehen daraus Ihre Handlungsempfehlungen.
Lassen Sie uns zuvor einen Blick auf den Teilnehmerkreis und die Agenda richten.
An dem Workshop sollten teilnehmen:
- alle „aktiv beteiligen“ Personen
- der Projektleiter
- Stakeholder (optional, aber das schafft Transparenz und Vertrauen)
- Moderator (optional aber sinnvoll)
Der Moderator sollte projektfremd und nicht aus Ihrer Gruppe der „aktiven Beteiligten“ kommen. Das bedeutet, er sollte nicht aus dem Projekt kommen, das aktuell besprochen wird. Somit ist er neutral und kann den Workshop unvoreingenommen leiten.