Kontrollausschuss

Ein Kontrollausschuss ist im Projektmanagement das oberste beschlussfassende Gremium eines Projekts. Es bildet die Verbindung zwischen der Projektorganisation und dem Auftraggeber.
Die Zusammensetzung und Befugnisse des Kontrollausschusses können wiederum von Organisation zu Organisation variieren.

Kontrollausschuss als Steuerungsgremium für ein einzelnes Projekt

Diese für ein Projekt spezifisch geschaffene Struktur besteht in der kleinsten möglichen Besetzung aus einem Vertreter des Auftraggebers, in der größtmöglichen Besetzung aus Vertretern aller Stakeholder. Letztlich hat der Projektverantwortliche auf Seiten des Auftraggebers die Entscheidungsbefugnis, während alle anderen Mitglieder des Kontrollausschusses eine beratende Funktion einnehmen.

Hauptfunktionen des Kontrollausschusses sind Projektkontrolle und Projektsteuerung. Der Projektleiter berichtet an den Kontrollausschuss. Außerdem befassen sich die Beteiligten in den Kontrollausschuss- und Meilenstein-Sitzungen mit auftretenden Problemen, z. B. Planabweichungen,.

Zu den Hauptaufgaben des Kontrollausschusses gehören:

Entscheidungen treffen
Das ist die naheliegest und häufigste Aufgabe eines Kontrollkreises: das Treffen von Entscheidungen. Hier kann es sich um inhaltliche Fragen handeln (Wird das Konzept so abgesegnet?) oder auch um kriegsentscheidende Fragen (Wird das Projekt fortgeführt?).
Für Entscheidungen wird der Kontrollkreis einberufen:
in regelmäßig stattfindenden Kontrollkreissitzungen,
in kritischen Projektsituationen,
zu Meilensteinterminen,
anstehende Aufgaben priorisieren.
In Projekten gibt es ständig Engpässe: Termindruck, zu wenig Ressourcen oder ganz einfach parallel laufende Prozesse, die eingetaktet werden müssen. In solchen Engpass-Situationen kommt häufig die Frage auf, welche Aufgaben Priorität erhalten sollen.
Entscheidungen müssen her! Ein Kontrollkreis sorgt dafür, dass eine vernünftige Priorisierung der Aufgaben stattfindet.
Änderungen genehmigen oder ablehnen
Umfassende und gut organisierte Projekte (ja, es gibt sie!) handeln Änderungen in Änderungsanträgen ab. Aber auch in weniger streng organisierten Projekten gehören Änderungen zum Alltag:
Oft geht es um einen höheren Ressourcenbedarf, neue technologische Anforderungen oder eine Änderung von Zielgrößen im Projekt.
Viele Änderungen können auch vom Projektleiter abgesegnet werden. Ab einer gewissen Größenordnung jedoch trifft eher der Kontrollkreis die Entscheidungen. Dies ist insbesondere dann der Fall, wenn die Änderung sich auf die Haupt-Zielgrößen des Projektes in erheblichem Maße auswirkt.
Beratend zur Seite stehen
Im Kontrollkreis sind häufig Personen vertreten, die ein hohes Interesse am Ausgang des Projektes haben. Somit stehen sie in diesem Gremium zur Verfügung, um wesentliche Fragen zu beantworten und das Projekt in die richtige Richtung zu steuern.