Kommunikationsplan
Kommunikationsplan
Die große Herausforderung bei der Erstellung eines Kommunikationsplans besteht darin, den Mitarbeitern, die sonst nicht miteinander arbeiten, eine einheitliche Struktur zur Verfügung zu stellen, die eine effiziente Projektabwicklung überhaupt erst ermöglicht.
Zudem soll der Kommunikationsplan eines Projekts gewährleisten, dass jedem Projektbeteiligten die von ihm zur Durchführung seiner Aufgaben benötigten Informationen rechtzeitig und vollständig zur Verfügung stehen.
Um die Kommunikation auch abteilungsübergreifend aufrecht zu erhalten, werden Projektmeetings institutionalisiert, in denen ausgewählte Projektmitarbeiter in definierten Zeitabständen zusammenkommen. In diesen Meetings werden der derzeitige Fortschritt, aktuelle Herausforderungen, mögliche Problemstellungen und Schwierigkeiten sowie deren Lösungsansätze besprochen.
Dadurch sind alle Projektmitarbeiter auf einem gleichen Informationsstand. Es erfolgt ein Austausch über die Projektarbeit und die Möglichkeit der gegenseitigen Unterstützung bei aktuellen Problemstellungen – derartig einfaches „miteinander reden“ – ist einer der wesentlichsten Bestandteile der Projektarbeit. Falls du ein Projekt nicht ins Ziel bringen willst, ist es der sicherste Weg in den Abgrund, die Kommunikation zu unterbinden. Das funktioniert garantiert!
Ziel des Kommunikationsplans
- Geregelter Austausch von Informationen
- Optimierung des Informations- und Kommunikationsflusses
- Schaffung von Transparenz und Steuerung der Kommunikation im Projekt
- Förderung und Steuerung der Kommunikation durch regelmäßige Meetings
- Planung von Kommunikationsstrukturen: Welche Meetings/Workshops gibt es? Wer nimmt daran teil? Was wird dabei besprochen? Wann finden sie statt? Wie oft finden sie statt? Etc.
Im Normalfall wird der erste Entwurf des Projektkommunikationsplans auf Basis der Projektorganisation vom Projektleiter erstellt und im Kick-off-Meeting präsentiert. Im anschließenden Start-Workshop wird dieser Entwurf im Projektteam überarbeitet, bis der Kommunikationsplan in einer Finalversion vorliegt. Dieser gibt Auskunft über Datum und Uhrzeit, Inhalt und Teilnehmerkreis der Meetings.
Während des gesamten Projektverlaufs wird der Kommunikationsplan auf Gültigkeit und Sinnhaftigkeit überprüft und gegebenenfalls werden Meetings eingefügt, verlängert oder verkürzt, oder überhaupt gestrichen.
Denn wenn es sich im Lauf des Projektes zeigt, dass man bei den wöchentlichen Statusmeetings im Prinzip immer dieselben Dinge bespricht, da das Projekt nicht rasch genug voranschreitet um Neuigkeiten zu ergeben, macht es wohl Sinn, die Periodizität der Meetings auf zum Beispiel zwei Wochen zu ändern.
Kommunikation im SÜDKURIER Medienhaus
Die Kommunikation bei Projekten innerhalb des SÜDKURIER Medienhauses findet möglichst wenig über E-Mail statt, sondern hauptsächlich über das Ticketsystem Plan.io und damit verbundenen Ticketerstellung. Meetings, Workshops, etc. können über die Tickets festgehalten werden und Teammitglieder, welche nicht an dem Meeting teilgenommen haben, sind auf dem gleichen Stand. Zudem erfolgt über das Ticket-System ein stetiger Austausch von Informationen und Feedback zu Aktualisierungen.
Kommunikationsplan über Teams
Neben Plan.io kann Microsoft Teams ebenfalls als Kommutations-Tool innerhalb von Projekten genutzt werden.
Über die List-Funktion können entweder eigene Tabellen oder vorgefertigte Listen hinzugefügt werden. Wir haben vier davon für dich vorbeireitet:
Kommunikationsplan-Definition
In der Liste „Kommunikationsplan-Definition“ wird festgehalten, welche Ereignisse im Projekt enthalten sind, wann sie stattfinden bzw. in welchem Rhythmus, wer daran teilnimmt, wie lange die Ereignisse gehen und welche Dokumente wie beispielsweise ein Protokoll für das jeweilige Ereignis wichtig sind.
Teammitglieder
Im Bereich „Teammitglieder" kannst du festhalten, wer Teil des Teams ist und welche Rolle die jeweiligen Personen haben. Dabei spielt es keine Rolle, ob die Personen aktiv am Projekt mitarbeiten oder überhaupt im Unternehmen sind. Alle Personen, die das Projekt vorantreiben oder über das Projekt informiert werden müssen, werden hier aufgelistet.
Kanalnutzung
In der „Kanalnutzung“ wird festgelegt, welche Kanäle du in deinem Team nutzen kannst, um welche Art der Kommunikation es sich handelt und welchen Zweck und Nicht-Zweck der Kanal hat.
Urlaubsplanung
Über die Urlaubsplanung können alle für das Projekt relevanten Teammitglieder ihren Urlaub einplanen. Dadurch wird eine fehlerhafte Planung vermieden. So kommt es zu keinen Missverständnissen in der Sprint Planung oder den Arbeitsphasen.
Zu beachten:
Die Vorlage kannst du über das Strg-Forum in Teams oder hier mittels dem Share-Point-Link aufrufen. Die Vorteile hierbei sind, dass die Listen dynamisch unter interaktiv veränderbar sind, für alle sichtbar sind. So verringert sich der Dokumenten-Dschungel. Die enthaltenen Elemente sind der Beispielaufbau des Strg-Teams ähnlich und sollen dir als Vorlage dienen. Vor deiner eigenen Nutzung kannst du die Elemente gerne entfernen, jedoch sollten Ereignisse wie die Review, Retrospektive und der Kick-Off Termin in deinem Kommunikationsplan enthalten sein.
Über den Reiter „Alle Elemente“ kannst du die Darstellung, also wie die Inhalte angezeigt werden, auswählen. Um die Erstellung der Elemente einfacher zu gestalten, kannst du über „In Rasteransicht bearbeiten“ die Elemente schneller hinzufügen.
Wie erstelle ich eine „Lists“
- Klicke auf das Team, welchem du den Kommunikationsplan hinzufügen willst
- Wähle den Kanal aus, in dem die Listen enthalten sein sollen
- Klicke auf das Plus und wähle „Lists aus“
4. Wählen Sie „Eine Liste erstellen“
5. Wählen Sie „Aus vorhandenen Listen auswählen“
6. Klicken Sie auf „SK-T-Strg-Forum“ und wählen Sie die Vorlage aus. Wiederholen Sie die Schritte für die anderen Listen
Wann nutze ich wie was?
Durch die Nutzung eines Kommunikationsplans gibt es weniger hin und her zwischen verschiedenen Kanälen. Legt man diese zu Beginn fest, wird ein Regelkonstrukt aufgebaut, welches im besten Fall durch das komplette Projekt fortgeführt wird. Außerdem ist direkt festgelegt, in welchen Kanälen welche Informationen zu finden sind und um welche Art der Informationen es sich handelt. Somit verbessert man die Zusammenarbeit in einem Projekt durch eine geregelte Kommunikation und es entsteht weniger Doppelarbeit. Zusätzlich werden keine Personen oder Ereignisse, wie Kick-Offs oder Abschlüsse vergessen. Beispielsweise gibt es in der IT den Kundensupport, welcher auch über den aktuellen Stand informiert werden muss.
Beispielsweise kannst du festlegen:
- E-Mails, um mit externen Beteiligten zu kommunizieren.
- Teams für Kommunikation über das Tagesgeschäft sowie kurze Fragen.
- Plan.io für asynchrone Kommunikation über Arbeit wie z. B. Aufgabendetails, Projektstatus oder wichtige Projektunterlagen.
- Zoom oder Teams-Meetings für Teambesprechungen