Zielformulierung

In diesem Teil des Plans werden die Projektziele erläutert. Bevor Du Dich jedoch mit dem Ende beschäftigst, solltest Du ganz vorne anfangen. Ganz im Rahmen von Shift muss Du an dieser Stelle die Frage beantworten: Whats the Reason why?

Ohne Ziel gibt es keine Möglichkeit zu überprüfen ob man auf dem richtigen Weg ist. In der Kommunikation mit dem Auftraggeber eliminieren exakt definierte Ziele Missverständnisse. In Der Kommunikation mit dem Projektteam schafft man ein Verständnis für den gemeinsamen Auftrag. Gut definierte Ziele stellen einen wichtigen Bestandteil eines jeden Vorhabens dar. Daher sollte man sich für die Zielformulierung Zeit nehmen und zusammen mit dem Auftraggeber erstellt werden

Es ist normal, dass sich Ziele mit der Zeit ändern bzw. angepasst werden müssen. Es ist die Aufgabe des Projektleiters dies im Rahmen des Projektcontrollings im Blick zu behalten, ggf. Anpassungen vorzunehmen und die Änderungen den entsprechenden Stakeholdern mitzuteilen.

Ziele nach SMART definieren

Um sicherzustellen, dass man die Ziele gut definiert hat, gibt es viele Methoden. Eine weitbekannte und empfohlene Methode ist Ziele SMART zu erstellen. SMART ist ein Akronym und steht fürt:

Spezifisch
Messbar
Attraktiv
Realistisch
Terminiert

Als Beispiel:

Ich möchte 3.500€ im Monat verdienen

Eine sehr schlechte Formulierung. Wie möchte ich das Geld verdienen? Mit einem Beruf, mit Nebentätigkeiten, mit Aktien? Brutto oder Netto? Bis wann möchte ich so viel verdienen? Je nach Tätigkeit sind 3.500€ Brutto nicht sonderlich viel.

Ich werde bis zum 01.01.2021 durch meine selbstständige Arbeit als Webentwickler im Monat 6.000€ brutto verdienen

Durch den Zeitpunkt hat das Ziel eine Deadline und alle Maßnahmen müssen also innerhalb eines definierten Zeitraums ausgeführt werden. Das Ziel ist terminiert.
Es ist spezifiziert durch welche Tätigkeit, nämlich selbstständige Webentwicklung, das Ziel erreicht werden soll.
6.000€ brutto im Monat sind messbar und attraktiv. Und das Gesamtziel ist realistisch.

Nichtziele

In der Projektausführung ist die Kenntnis der Nicht-Ziele häufig sogar noch wichtiger, als die eigentlichen Ziele. Die Ziele sind nämlich den meisten Beteiligten bekannt – in mehr oder weniger konkreter Form. Aber zumindest herrscht über die Ziele meist eine einheitliche Meinung.

Nicht-Ziele hingegen sind oft weitaus weniger klar: Was genau soll im Projekt eigentlich NICHT erreicht werden? Worauf wird verzichtet? Im Rahmen der Zieldefinition wird klar formuliert, was als Ergebnis des Projektes entstehen soll. Trotzdem bleiben häufig nicht ausgesprochene Erwartungen (insbesondere der Auftraggeber) im Raum stehen und werden nicht thematisiert. Häufig gehen Projektbeteiligte einfach davon aus, dass bestimmte Ziele im Projektumfang enthalten sind.

Eine klare Formulierung von Nicht-Zielen kann dieses Risiko auflösen: Allen Beteiligten wird verdeutlicht, an welcher Stelle das Projekt begrenzt ist. Viele Projekte sind von Beginn an nicht klar umrissen. Und werden dann mit der Laufzeit immer größer. Weil von dieser Seite noch ein Wunsch kommt oder man Punkt x „noch schnell mit erledigen“ kann. Dummerweise schlägt sich das meist sowohl in der Projektlaufzeit als auch im Budget nieder.

Nicht Ziele können dieses Problem zumindest eingrenzen. Nun könnte man davon ausgehen, dass alle nicht explizit formulierten Ziele automatisch Nicht-Ziele sind. Nur ist es in der Praxis ganz einfach so, dass klar formulierte Aussagen ein Statement abgeben: Es wurde sich zu dem Thema Gedanken gemacht und eine klare Entscheidung getroffen. Nicht-Ziele gehören nicht zum Projektinhalt. Und das ist viel besser, als ein unscharfes „Es ist nicht formuliert, also könnte es eventuell nicht Projektinhalt sein.“ Wurde sich auf verschiedene Nicht-Ziele geeinigt, kann diese Einigung in späteren Projektsituationen wieder auf den Tisch gelegt werden. Statt vagen Aussagen wie „Aber das wollten wir doch nicht im Projekt umsetzen.“ gibt es eindeutige Aufzeichnungen: „Wir hatten uns auf diese Nicht-Ziele geeinigt.“

Für den Projektleiter kann das manchmal Gold wert sein.