Kick-Off-Meeting

Die Kick-Off-Veranstaltung markiert den Start eines Projekts oder einer wichtigen Projektphase. Der Begriff Kick-off stammt aus der Sportwelt und bedeutet auf Deutsch so viel wie Anstoß. Übertragen auf die Arbeitswelt bildet das Kick-off-Meeting (verkürzt nur Kick-Off oder synonym Kick-off-Veranstaltung genannt) den Auftakt beziehungsweise Start eines neuen Projekts.

Dabei ermöglicht die Veranstaltung einen persönlichen Kontakt unter den Projektbeteiligten. Dieses erste Kennenlernen ist besonders für virtuelle oder geografisch verteilte Teams von hoher Bedeutung, da sich die Teammitglieder im Laufe des Projektes nur noch selten persönlich sehen werden.

Die offizielle DIN-Definition (DIN-69901-5) für das Kick-Off-Meeting lautet wie folgt: Das Kick-Off-Meeting findet nach erfolgter Projektplanung und vor dem Start der eigentlichen Durchführung statt. An einer Kick-Off-Veranstaltung nehmen mindestens alle Mitglieder des Projektteams teil. Darüber hinaus können Auftraggeber und weitere relevante Stakeholder einbezogen werden.

Der Vorteil von Kick-Off-Meetings: Im Projektmanagement sorgen Kick-Off-Meetings vor allem für den nötigen Motivationsschub vor Projektstart. Das Meeting ist auch eine besonders gute Möglichkeit, das Projektteam auf die gemeinsamen Ziele einzuschwören. Auf diese Weise stellt die Veranstaltung also die Weichen für einen erfolgreichen Projektverlauf.

Wichtige Bestandteile eines Kick-Off-Meetings sind:

Begrüßung durch die Projektleiterin/den Projektleiter
Vorstellungsrunde
Darstellung der Projektziele
Erläuterung des Projektnutzens
Erläuterung des Projektplans
Rollen, Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten besprechen
Methodenwahl klären
Kommunikationsregeln im Projektverlauf
Feedbackrunde: Zweifel, Bedenken, Anregungen

Folgende Ziele sollten erreicht werden:

Alle Projektteilnehmer lernen sich persönlich kennen
Das Projekt und seine Bedeutung vorstellen
Die Unterstützung der Führungskräfte für das Projekt wird gewonnen
Die Nutzung durch die Projektteilnahme wird erläutert
Der Teamgeist wird gestärkt
Die Einzelaufgaben werden untereinander aufgeteilt
Jeder Beteiligte kennt seine genaue Rolle in dem Projekt

Nicht-Ziele des Kick-Off-Meetings:

Projektziele diskutieren oder abändern
Detaillierte Planungsarbeit
Erstellung von Analyse- und Planungsdokumenten

Es geht darum, alle Projektbeteiligten auf den gleichen Informationsstand zu bringen und Erwartungen auszutauschen. Deshalb ist das wichtigste Ziel einer solchen Veranstaltung die Motivation des Teams und das Einschwören auf eine gemeinsame Sache.

Arten eines Kick-Off-Meetings

Welche Art für dein Kick-off-Meeting geeignet ist, hängt maßgeblich davon ab, wie viele Mitarbeiter am neuen Projekt beteiligt sind und ob diese auf mehrere Standorte verteilt sind oder bereits alle in einem Büro (oder zumindest in derselben Stadt) arbeiten. Die drei häufigsten Durchführungsarten eines Kick-off-Meetings sind:

Das Standard-Meeting
Für viele interne Projekte ist der Rahmen eines normalen Meetings völlig ausreichend. Für einen reibungslosen Ablauf sollte die Teilnehmerzahl aber nicht zu hoch sein. Es wird davon ausgegangen, dass die optimale Zahl zwischen fünf und sieben Teilnehmern liegt. Ein Meeting mit mehr Beteiligten wird schnell unübersichtlich. Auch die Länge des Meetings ist relevant, da nach spätestens 90 Minuten die Konzentration stark nachlässt.
Das ganztägige Meeting
Steigt die Größe des Projekts oder die Teilnehmerzahl, muss auch das Kick-off-Meeting entsprechend größer ausfallen. Im Vorfeld eines ganztägigen Meetings muss ein Ablaufplan erstellt und den Beteiligten rechtzeitig mitgeteilt werden. Achte darauf, den Termin frühzeitig bekannt zu geben, um sicherzustellen, dass alle Projektmitarbeiter anwesend sein können.
Die Klausurtagung
Bei wirklich großen Projekten kann es auch schon einmal vorkommen, dass ein Kick-off-Meeting länger als einen Tag dauert. Häufig werden Klausurtagungen an Wochenenden durchgeführt. Es erfordert jedoch auch einen großen Planungsaufwand, denn eine passende Location muss gefunden, Einladungen geschrieben und ein genauer Ablaufplan erstellt werden.

Daneben gibt es die Möglichkeit, aus dem Kick-Off eine Veranstaltung mit Eventcharakter zu machen, indem mehr oder minder sportliche Aktionen wie beispielsweise ein Segeltörn zwecks Teambuildings angeboten werden. Das kann vor allem für Teams sinnvoll sein, die sich während der Projektphase nicht mehr zu Gesicht bekommen.

Tipps zum Kick-Off-Meeting

Unabhängig davon, welche Variante sich für dein Kick-off-Meeting am besten eignet, solltest du die Hauptziele der Veranstaltung nicht aus den Augen verlieren: Einführung und Motivation der Mitarbeiter.

Auch der Einfluss des ersten Meetings auf den gesamten Projektverlauf ist nicht zu unterschätzen. Entsteht der Eindruck, das Projekt sei schlecht organisiert oder vielleicht sogar unwichtig, wird kein Teilnehmer angespornt, sein Bestes zu geben.

Das Team vorstellen
In der Projektarbeit können die unterschiedlichsten Mitarbeiter aufeinander treffen, die sich bisher vielleicht nur aus dem Büroflur oder dem Mittagessen in der Kantine kennen. Nutze das erste Treffen, um das neu entstandene Projektteam miteinander bekannt zu machen. Dieses wird in nächster Zeit viel gemeinsam arbeiten und es steigert die Motivation, wenn man das Gefühl hat, nicht nur mit E-Mail Adressen und Telefonnummern zu kommunizieren, sondern auch die Menschen dahinter zu kennen. Denn ein gut funktionierendes Team ist mehr als die Summe seiner Teile.
Ziele und Inhalte erläutern
Ein weiterer Hauptbestandteil des Kick-off-Meetings ist die Präsentation des Projekts: Worum geht es in dem Projekt, welche Ziele werden damit verfolgt? Wichtig ist es, damit die einzelnen Projektbeteiligten sich damit identifizieren können: Welchen Nutzen haben die Mitarbeiter wie können sie am Projekterfolg teilhaben? Auftraggeber und Projektleiter tragen maßgeblich zur Motivation bei, wenn sie diese Fragen durch entsprechende Informationen beantworten.
Projektnamen finden
Apple nutzt Begriffe aus dem Tierreich wie Cheetah, Puma oder Tiger. Microsoft bedient sich geographischer Kenntnisse mit Namen wie Chicago, Memphis oder Daytona. Gerade während des Kick-off-Meetings kann es eine schöne Gruppenaufgabe sein, sich einen Projektnamen zu überlegen. Auf diese Weise wird eine erste Interaktion aller Beteiligten angeregt. Wichtiger ist, dass sich durch einen Projektnamen jeder Einzelne mehr mit dem gemeinsamen Ziel identifizieren kann. Der positive Effekt: Die Motivation und Leistungsbereitschaft steigt.
Rollenverteilung erklären
Es sollte von Beginn an klar sein, wer für welche Aufgabe während des Projekts zuständig ist. Gib deshalb deutlich zu verstehen, wer die Verantwortung für welchen Teil des Projektes trägt und an wen man sich bei Problemen wenden kann. Wenn jeder Teilnehmer seine Aufgabe kennt und versteht, wie diese zum Erfolg des Projekts beiträgt, wird auch die Leistungsbereitschaft steigen. Ein weiterer positiver Effekt: Missverständnissen und Streit über Kompetenzen wird von Anfang an vorgebeugt.
Up-To-Date
Wo verschiedene Mitarbeiter – gerade aus unterschiedlichen Abteilungen – zusammen kommen, kann nicht vom selben Wissensstand ausgegangen werden. Die einen sind bereits in die Materie eingearbeitet, die anderen brauchen noch ein genaueres Briefing. Ein Kick-off-Meeting sollte dazu genutzt werden, jeden Teilnehmer auf den gleichen Wissensstand zu bringen. So wird von Anfang an verhindert, dass ein Mitarbeiter hinter den anderen zurückfällt und gemeinsam an den Zielen gearbeitet werden kann.
Kommunikationswege diskutieren
Leider gestaltet es sich in der Projektarbeit oft als schwierig, alle Beteiligten zur gleichen Zeit zu einem Meeting zusammen zu trommeln, besonders wenn einige der Beteiligten an anderen Standorten arbeiten. Gemeinsames Arbeiten fällt dann oft schwer. Bereits zu Beginn sollte daher geklärt werden, auf welchem Weg die Kommunikation zwischen den Beteiligten stattfindet. Können Telefonkonferenzen durchgeführt werden? Wie oft sollte das gesamte Team zusammenkommen, um den Fortschritt zu besprechen? Gibt es einen E-Mail-Verteiler? Diese Dinge bereits vorab zu klären, spart während der eigentlichen Projektphase Zeit und Nerven.
Vertrauen schaffen
Der Projektmanager sollte das Kick-off-Meeting dazu nutzen, Vertrauen in die eigene Person sowie die eigenen Fähigkeiten aufzubauen. Entstehen bereits beim Kick-off-Meeting Zweifel, ob die Person, die das Projekt leiten soll, geeignet ist, werden sich diese Zweifel durch das gesamte Projekt ziehen und sich auch in den Ergebnissen widerspiegeln. Der Planung und Durchführung des Meetings sollte also große Sorgfalt gewidmet werden. Vertrauen lässt sich auch über Glaubwürdigkeit schaffen. Wer den Eindruck erweckt, Informationen zurückzuhalten oder Verantwortung von sich zu schieben, wird das Vertrauen der anderen nicht gewinnen können
Protokoll erstellen
Über die Ergebnisse des Kick-off-Meetings sollte in jedem Fall Protokoll geführt werden. Werden diese nach Abschluss des Meetings an alle Beteiligten ausgehändigt, kann garantiert werden, dass sich auch im weiteren Verlauf jeder an die Absprachen erinnert. Zur Durchführung sollte vor Beginn des Meetings ein Protokollführer bestimmt werden, der bereits während des Meetings Notizen machen kann.

Beenden eines Kick-Offs

Die Bedeutung eines Kick-off-Meetings zu unterschätzen, kann fatale Auswirkungen auf den Verlauf des Projekts haben. In dieser Phase zu Beginn des Projekts werden die Erwartungen von allen Beteiligten geprägt:

Das sind natürlich die Projektteams, aber auch Kunden und Beobachter. Wenn hier Fehler passieren, dann wirkt sich das auf Prognosen über Chancen und Erfolg des Projekts aus. Eine nachträgliche Korrektur ist mühsam und mitunter unmöglich.

Schlechte Motivationsrede
Eine schlechte Vorbereitung und lustloses Auftreten ohne klare Prioritäten kann einem Projekt den Dolchstoß versetzen. Hast du dich mit den Zielen des Projekts selbst genügend auseinandergesetzt? Wenn ja, solltest du sich fragen, warum dein eigenes Interesse so gering ist. Durch Mimik und Haltung vermittelst du deinen Mitarbeitern so den Eindruck, dass deine Prioritäten woanders liegen. Du schadest damit deiner eigenen Karriere, den Mitarbeitern und letztlich auch dem Projekt und der Firma.
Tolle Motivationsrede
Die Mitarbeitermotivation kann nur funktionieren, wenn du als Führungskraft selbst davon überzeugt bist. Deine Rede kann noch so flammend sein – wenn der letztlich keine Taten folgen, bleibt heiße Luft zurück. Irritation und Frust können sich bei den Mitarbeitern breitmachen und bereits erste Zweifel am Projekt entstehen lassen. Wichtig daher, die Inhalte des Kick-off-Meetings im weiteren Projektverlauf umzusetzen, sonst erschwert das den Erfolg.
Einseitige Kommunikation
Ein Kick-off-Meeting sollte kein Vortrag sein. Natürlich kommen dem Projektmanager bestimmte Redeanteile wie etwa die Begrüßung und einleitende Worte zu. Aber Bestandteile wie die Vorstellungsrunde und das Feedback am Ende sollten alle Projektbeteiligten einbinden und Raum für die (angemessene, nicht ausschweifende) Selbstpräsentation und für etwaige Fragen lassen. Strittige Punkte sollten allerdings vorab geklärt worden sein. Eine Negativdiskussion führt zu einem schlechten Image und bringt das Projekt wiederum in Gefahr.
Durchdachte Mitarbeiterauswahl
Je nach Teamgröße gibt es ein bis zwei Bedenkenträger. Dahinter können sich kluge Köpfe verbergen, die das große Ganze im Blick haben und feststellen, dass an einer Stelle etwas nicht bedacht wurde. Solche Hinweise sind wichtig, da so unnötige Kosten oder erhöhter Zeitaufwand verhindert werden können. Es gibt allerdings auch die Sorte, die neuen Dingen grundsätzlich skeptisch gegenübersteht. Es ist wichtig, solche Leute im Vorfeld für die Sache zu gewinnen, da sie anderenfalls mit entsprechenden Einwänden das Kick-off-Meeting zum Rohrkrepierer werden lassen. Wenn du deine Mitarbeiter mit vagen Andeutungen abspeist oder schließlich vor vollendete Tatsachen stellst, sorgst du für Irritationen und Frust. Gewinne lieber für dein Projekt. Informiere sie mit ehrlicher Begeisterung, worum es in dem Projekt geht, und welche Rollen ihnen dabei zufallen. Am besten eignen sich dafür Einzelgespräche.

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