Ressourcenplanung

Die Ressourcenplanung ist Teil des Projektplans und beschreibt, welche Personal- und Sachmittel für die Bewältigung des Projekts benötigt werden. Typischerweise ist die wichtigste Ressource das eingesetzte Personal. Die Personalressourcen beziehen sich auf die Verfügbarkeit der Projektteammitglieder.

Die Ressourcenplanung liefert eine Antwort auf die Fragen „Wann haben wir Zeit, den nächsten Auftrag zu bearbeiten?“ und „Wie können wir den nächsten Auftrag zuverlässig in unsere Planung integrieren?“. Sie steht in aller Regel am Anfang der Planung eines Projekts oder einer Maßnahme und organisiert die notwendigen „Ressourcen“ dafür. Unter Ressourcen versteht man einerseits Personal (eigene und externe Mitarbeiter), andererseits Geräte und Maschinen, Räume, Fahrzeuge usw. Grundsätzlich ist jeder Faktor, der zur Erfüllung eines Auftrages gebraucht wird und nur eine begrenzte Kapazität hat, eine Ressource.

Je nach Art der Ressource müssen relevante Kennzahlen berücksichtigt werden. Für Mitarbeiter sind das zum Beispiel unterschiedliche Arbeitszeiten, Grundlast, Urlaub, krankheitsbedingte Ausfälle oder andere Fehlzeiten. Bei Maschinen und Geräte sind dagegen Kapazitäten und Wartungszeiten zu berücksichtigen, um nur zwei Beispiele zu benennen.

Über eine optimale Ressourcenplanung lässt sich von der kompletten Fertigungsplanung, einzelnen Projekten, Klein- und Großaufträgen bis hin zur Terminplanung und To-do‘s alles effizient und übersichtlich organisieren. Wenn nicht sicher ist, ob ein Mitarbeiter ausreichend Kapazität hat, eine Aufgabe zu bearbeiten, kann ein Unternehmen nur schlecht einen zuverlässigen Projektplan entwerfen – für den es sich den Kunden gegenüber vertraglich verpflichten muss.

Die Funktion einer Ressourcenplanung hängt von ihrer Darstellungsweise ab. Je nach Bedarf können Ressourcen mit unterschiedlichen Tools kalkuliert werden, die verschiedene Darstellungen ermöglichen.

Abhängig von den Kennzahlen können diese beispielsweise grafisch oder in einer Tabelle dargestellt werden. Berücksichtigen muss ein Unternehmen bei der Ressourcenplanung ebenfalls die Risiko-Faktoren wie Ausfälle von Maschinen oder Mitarbeiter. Auch Urlaubs- oder Arbeitszeiten, Feiertage und Überstunden sind relevant. In die Ressourcenplanung fallen ebenfalls die Definition der einzelnen Aufgabenfelder und die Verteilung der Aufgaben, abhängig von den Ressourcen. Je nach Größe und Aufwand des Auftrags ist eine solche Kalkulation sehr komplex.

Aus der Darstellung der Kennzahlen sollte man schnell und einfach die Information erhalten, wann und wo eine Ressource eingeplant wurde bzw. verfügbar ist. Eine Übersicht sollte demnach auch alle Aufträge übersichtlich darstellen und zeitliche Komponenten einbeziehen. So kann schnell entschieden werden, ob ein Unternehmen noch Kapazitäten hat, weitere Aufträge anzunehmen oder zusätzliche Ressourcen für diese zu schaffen.

Eine Ressourcenplanung ist dabei immer nur zu einem bestimmten Punkt festgelegt. Gerade für Unternehmen, die in langfristigen Projekten arbeiten, braucht es eine gewisse Flexibilität in Sachen Ressourcenplanung. Auch hier ist eine gute Übersicht von Nöten. Durch diese kann eine Optimierung erzielt werden, die die Bearbeitung von künftigen Aufträgen erleichtert.

Der Kapazitätsabgleich

Folgendes Schaubild zeigt den Plan, wie die Arbeitskräfte in einem Projekt eingesetzt werden sollen:

Du siehst, dass der bisherige Plan einen sehr unausgeglichenen Einsatz der Mitarbeiter vorsieht. Außerdem siehst du, dass die Arbeitspakete so eingeplant sind, dass sie teilweise oberhalb und teilweise unterhalb der Kapazitätsgrenze liegen.

Dort, wo sie oberhalb der Kapazitätsgrenze liegen, müsste das Projektteam dann entweder Überstunden machen oder externe Mitarbeiter hinzuziehen. Dort, wo sie unterhalb der Kapazitätsgrenze liegen, gibt es einen Leerlauf und die Mitarbeiter wären nicht voll ausgelastet.

Um das nun zu verhindern, muss der Projektplan optimiert werden, und das ist letztlich wie Tetris spielen. Denn für die Optimierung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Dreh- und Angelpunkt ist der jeweilige Aufwand eines Arbeitspakets, also beispielsweise ein Aufwand von 4 Personentagen. Diese können auf verschiedene Art und Weise geleistet werden:

von 2 Personen an 2 Tagen,
von 4 Personen an einem Tag,
von einer Person an 4 Tagen,
oder auch mit einer wechselnden Anzahl an Personen (je nach Tag)

Um die zu leistende Arbeit also möglichst gleichmäßig zu verteilen, gibt es folgende drei Möglichkeiten:

Strecken oder Stauchen von Vorgängen
In vielen Fällen ist es möglich, einen Vorgang zu strecken oder zu stauchen. D.h. dass für einen Vorgang, der an einem Tag hätte abgearbeitet werden sollen, jetzt vier Tage Zeit eingeplant sind. Durch diese Streckung reduziert sich die Kapazitätsauslastung an einem Tag und verteilt sich über die anderen Tage.
Verschieben von Vorgängen
Sofern ein Vorgang einen freien Puffer hat, kann dieser natürlich auch verschoben werden, um ihn so in einen Bereich des Projektes zu bekommen, in dem die Kapazitäten noch nicht voll ausgelastet sind.
Zerlegen und separates Abarbeiten der Vorgänge:
Manche Vorgänge lassen sich auch in zwei Teilvorgänge aufbrechen, sodass sie zu unterschiedlichen Zeiten abgearbeitet werden können.

Nach erfolgter Optimierung kann die Kapazitätsauslastung dann beispielsweise wie folgt aussehen:

Zwar konnten in diesem Beispiel nicht alle Vorgänge so umgeplant werden, dass keine Überstunden zu erwarten sind, aber die Auslastung des Projektteams ist insgesamt viel gleichmäßiger. Erreicht wurde das, indem die Arbeitspakete B und H gestreckt und das Arbeitspaket D verschoben wurden. Dafür hat sich aber auch das Ende des Projekts etwas nach hinten verschoben, was in dem Beispielprojekt kein Problem war.