Projektabschluss

Der Projektabschluss gehört zum Projekt wie jede andere Projektphase auch. Ebenso wie beim Projektstart müssen auch die Abschlussaktivitäten geplant und kontrolliert werden. Im besten Fall sind sie fest in die Projektplanung integriert.

Der Projektleiter hat in dieser Phase das letzte Mal die Chance, aktiv auf sein Projekt Einfluss zu nehmen. Alles, was danach kommt, entzieht sich seiner Macht.

Mit einem professionellen Projektabschluss bleibt das Projekt sowohl dem Auftraggeber als auch den Mitarbeitern in positiver Erinnerung, wodurch der Projekterfolg noch einmal gesteigert wird. Grundsätzlich kann man den Abschluss eines Projektes in drei Aspekte unterteilen: inhaltlich, formal und sozial.

Der inhaltliche Projektabschluss

Um den inhaltlichen Projektabschluss zu gewährleisten, ist es von größter Wichtigkeit, die übrig gebliebenen Aktivitäten – mögen sie auch noch so klein und unbedeutend scheinen – in eine ToDo-Liste zu überführen, die inklusive Termine und Verantwortlichkeiten an den Projektauftraggeber übermittelt wird.

Die sogenannte Projektnachbereitung darf auch nach offiziellem Projektende nicht im Firmen-Nirwana verschwinden. Oft wird nämlich durch genau diese Aktivitäten der Projektnutzen langfristig in der Linie verankert.

Lessons Learned

In Anlehnung an Albert Einstein: „Kein Projekt ist unnütz, es kann immer noch als schlechtes Beispiel dienen!“ Egal wie positiv oder negativ ein Projekt verlaufen ist, man kann immer etwas daraus lernen und Erfahrungen für Folgeprojekte sammeln.
Ein Lessons-Learned- oder Review-Workshop wird vom gesamten Projektteam durchgeführt und hat in den meisten Fällen eine SWOT-Analyse als Ergebnis: Was ist gut gelaufen, was schlecht, wo lagen die Problemfelder, was kann als Chance genutzt werden? Eine strukturierte Ergebnissicherung der Lessons Learned-Veranstaltung, um die generierten Informationen für Folgeprojekte verwertbar zu machen, ist dabei der entscheidende Faktor.

Der formale Projektabschluss

Projektdokumentation
Die Projektdokumentation abzuschließen ist der erste Teil des formalen Projektabschlusses. Jeder kennt die Unmengen an Dokumenten, die während eines Projektes produziert werden, ganz zu schweigen von der schwindelerregenden Menge an elektronischen Dateien. Die unzähligen Protokolle, Pläne, Präsentationen, Ergebnisberichte, etc. müssen so archiviert werden, dass sie für Folgeaktivitäten noch verfügbar und vor allem verwendbar sind.

Veraltete Dokumente aussortieren
Viele Unterlagen sind während des Projektverlaufs veraltet oder nie vervollständigt worden. Diese „Leichen“ müssen aussortiert und vernichtet werden, um die Übersicht über die tatsächlich wertvollen Informationen zu erleichtern. Damit wird außerdem verhindert, dass falsche oder unvollständige Informationen in Umlauf gebracht werden, was nur für unnötige Verwirrung nach dem Projekt sorgt.

Penible Benennung und Beschriftung
Vergessen Sie nicht, dass sich auch projektfremde Personen in der Abschlussdokumentation zurechtfinden müssen. Achten Sie daher auf eine möglichst penible Benennung bzw. Beschriftung der (sowohl elektronischen als auch physischen) Ordner. In manchen Fällen ist es notwendig, veraltete Dokumente zu archivieren, um den Projektverlauf rekonstruieren zu können. Dann ist es besonders wichtig, die einzelnen Dokumente zu versionieren und die Letzt- und damit gültige Version auch deutlich als solche zu kennzeichnen.

Unterverzeichnisse und Trennblätter
Sparen Sie nicht mit Unterverzeichnissen bzw. Trennblättern. Jeder, der im Nachhinein eine bestimmte Information aus einem bestimmten Meeting benötigt, wird Ihnen dankbar sein, wenn er sich nicht durch einen Mega-Ordner mit Namen „Meetings“ quälen muss, sondern schön strukturiert vor sich hat „Meetings“ – „Statusmeetings“ – „2008-05-01 bis 2008-05-31“.

Abschlussbericht und –präsentation
Der Abschlussbericht ist die Bilanz über das Projekt und der formale Akt um das Ende des Projektes offiziell zu verkünden. Die Erstellung erfolgt optimalerweise im Projektteam. In einem Projektabschlussmeeting wird der Abschlussbericht präsentiert.
Zielgruppe für diese Abschlusspräsentation ist in erster Linie der Projektauftraggeber, bei größeren Projekten ist auch die Anwesenheit des Lenkungsausschusses mit allen wichtigen Stakeholdern zu empfehlen. Die genaue Zusammensetzung des Publikums bei der Abschlusspräsentation obliegt dem Auftraggeber.

Der Inhalt des Abschlussberichtes ist in erster Linie das Projektergebnis. Wie wurde das im Projektauftrag formulierte Projektziel erreicht, welcher Nutzen wurde durch das Projekt generiert, welche Kosten wurden verursacht, was waren generell die Schwierigkeiten und wie wurden sie gelöst. Dabei sollte man nicht zu sehr ins Detail gehen, eine grobe Übersicht zum allgemeinen Verständnis reicht hier völlig aus. Wurden die vereinbarten Ziele nicht erreicht, ist eine ausführliche Darlegung der Gründe vonnöten.

Das Ziel der Abschlusspräsentation ist eine möglichst rasche erfolgreiche Projektabnahme und die Entlastung des Projektleiters durch den Projektauftraggeber. Natürlich wird der Auftraggeber am Ende der Präsentation nicht aufspringen und ein freudiges „Abgenommen!“ rufen. Er wird sich Zeit lassen, um die Ergebnisse noch einmal zu überprüfen und mit dem Projektauftrag abzugleichen. Vereinbaren Sie als Projektleiter aber einen Termin, wann Sie mit einer offiziellen Abnahme rechnen können.

Der Prozess der Abnahme ist von Projekt zu Projekt verschieden und wird im Regelfall bereits in der Planungsphase des Projektes definiert. Grundsätzlich ist das Projekt mit der Unterschrift des Auftraggebers am Projektabschlussbericht abgenommen. Damit bestätigt der Auftraggeber offiziell, dass Projektleiter und Projektteam ihren Auftrag erledigt haben.

Die Abschlusspräsentation dient nicht nur der internen Projektabnahme, sondern ist ein Marketinginstrument innerhalb des Unternehmens und auch darüber hinaus. Mit einer schlecht vorbereiteten Projektabschlusspräsentation kann der Wert eines hervorragend durchgeführten Projektes stark herabgesetzt werden.
Umgekehrt kann natürlich auch ein Projekt, das nicht so gut gelaufen ist, über eine überragende Abschlusspräsentation in ein besseres Licht gerückt werden. Halte bei der Abschlussveranstaltung deshalb nicht nur die Präsentation selbst, sondern auch andere relevanten Informationen über das Projekt bereit, um auf etwaige kritische Fragen vorbereitet zu sein.

Inhalte des Abschlussberichtes

Projektziele und ihre Erreichung
Reflexion des Projektverlaufes
Aufgetretene Schwierigkeiten und ihre Lösungen
Plan- und Ist-Termine
Plan- und Ist-Kosten
Folgeaktivitäten
Linienverantwortliche nach Projektende
Empfehlungen für weiteres Vorgehen

Der soziale Projektabschluss

Da ein Projekt mit harter Arbeit verbunden ist – bzw. war – sollte man den erfolgreichen Abschluss gebührend feiern – im Zuge eines Abschluss-Events.

Der Rahmen dieses Anlasses sollte im Verhältnis zur Projektgröße stehen und kann von einer gemütlichen Runde des Projektteams beim Heurigen über eine kleine Firmenfeier bis zu einer waschechten Party in einem Gourmet-Tempel reichen. Wer daran teilnimmt, ist von Fall zu Fall zu entscheiden. Nur das Projektteam und der Auftraggeber, oder doch auch der Lenkungsausschuss und die Stakeholder, oder gleich alle, die an dem Projekt inhaltlich mitgearbeitet und es zum Erfolg geführt haben. Sinnvoll ist, den Abschluss-Event gleich von Anfang an ins Projektbudget einzuplanen.

Falls kein Budget für eine Abschlussveranstaltung zur Verfügung gestellt werden kann, dann ist das Minimum, dass man gemeinsam – und sei es nur bei Kaffee, Wasser und Keksen – einen kurzen Abschluss macht. In der Regel wird in so einem Fall aber meist der Projektauftraggeber etwas aus seiner Tasche (oder dem Linienbudget) „sponsern“.

Neben dem Feiern, „dass es geschafft ist“, sollte auch die Anerkennung der geleisteten Arbeit nicht zu kurz kommen. Eine Ansprache des Projektauftraggebers, in der er sich beim Projektteam bedankt, zeichnet einen guten Auftraggeber aus. Anwesenheit des Projektauftraggebers ist auf jeden Fall das Mindeste.