Obeya

Die Obeya-Raum-Methode wurde vom japanischen Entrepreneur Takeshi Uchiyamada während seiner Zeit als CEO von Toyota entwickelt. Das Ziel dieser Methode besteht darin, alle wichtigen Informationen in einem Raum zusammenfassen und ein umfassendes Verständnis zu schaffen, mit dem der Fokus auf den Kunden und seine Wünsche gelegt wird.

Wie der Name es schon sagt, geht es dabei um einen großen Raum ohne Trennwände, der sich im Idealfall im Zentrum des Unternehmensgebäudes befindet. Der Raum muss genug Fläche für Poster, Post-Its, Whiteboards und Pinnwände haben. Entsprechend des PDCA-Zyklus sollen die Wände nach den jeweiligen Phasen des Projekts ausgestattet werden.

Der Obeya-Raum eignet sich hervorragend für Meetings sowie Sprint-Planungen. Der Sinn dieses Raums ist, allen Teammitgliedern schnell und unkompliziert zu erklären, was wie und warum im Rahmen eines Projekts gemacht wird.

Vorgehen im Obeya-Raum

Bevor die Arbeit beginnt, müssen alle Teammitglieder darauf eingestimmt werden, was sie erwarten können und wie der Raum genutzt wird. Es ist zu beachten, dass Obeya ein langer Prozess ist, der sich ständig verändert und verbessert. Die Änderungen am Projekt sollen nur während eines Meetings behandelt werden, damit alle Beteiligten dies mitbekommen. Jedes Element an den Wänden muss zum Projekt beitragen und einen gewissen Zweck erfüllen. Obeya eignet sich am besten für:

• Strategiebesprechungen,
• Planungsmeetings,
• Problemlösungen,
• Informationssammlung und
• Statusberichterstattung

Schritte 

• Das Projekt wird zusammengefasst und die Ziele werden grob skizziert 
• Der "Walk" durch den Raum beginnt: Bei dem Walk wird jede Wand betrachtet und analysiert 
• Fragen werden direkt behandelt oder an der Act-Wand vermerkt 
• An jeder Wand werden folgende Fragen diskutiert:
  • Welchen Mehrwert bringt uns dieses Element? 
  • Wie trägt es zum Erfolg des Projektes bei?
  • Welcher Misserfolg könnten wir erwarten? 
• Das Team muss entscheiden, welche Informationen für die Strategie relevant sind.  
• Nach Absprache können manche Elemente hinzugefügt oder entfernt werden. 

Vorteile der Obeya-Methode

• Durch den Obeya-Raum wird innerhalb eines Unternehmens eine dauerhaft verfügbare Anlaufstelle für aktuelle Statusinformationen und Meetings erschaffen.
• Da sich die Teammitglieder regelmäßig treffen, kann durch die Obeya-Methode die interne Kommunikation deutlich verbessert werden, indem unnötige Kommunikationsprozesse eliminiert werden.
• Bei wichtigen Entscheidungen werden alle Teilnehmenden gleichberechtigt einbezogen.
• Meetings im Obeya-Raum werden durch die jederzeit verfügbaren Informationen effizienter und ergebnisorientierter.

Beispiel: Der Obeya-Raum für ein großes IT-Projekt

Das Unternehmen Operae Partners erstellte für ihr Projekt, in dessen Rahmen ein großes IT-Programm geschrieben werden musste, einen Obeya-Raum. Im Raum wurden mehrere Tafeln aufgehangen: Jede Tafel erhielt ein Oberthema, zu dem jedes Teammitglied seine Gedanken, Ideen und Wünsche aufschreiben konnte. So entstand im Obeya-Raum eine gemeinsame Vision vom zukünftigen Programm, wobei jeder Mitarbeiter erkennen konnte, wie sein persönlicher Beitrag zum Erfolg des Unternehmens beiträgt.

Der Obeya-Raum für das IT-Projekt bestand aus folgenden Tafeln:

• Die Tafel „Ziele & Strategie“: An diese Tafel wurden die Erwartungen des Vorstandes in Bezug auf Vorteilen für den Kunden, Qualität, aktuelle Verzögerungen und Kosten angebracht.
• Die Tafel „Die Stimme des Kunden“: An diese Tafel wurde alles, was wichtig ist, um den Kunden zufriedenzustellen, angebracht.
• Die Tafel „Produkt“: An diese Tafel wurde die erste Version des angestrebten Produktes, also ein MVP, angebracht.
• Die Tafel „Performance-Indikatoren“: An diese Tafel wurden die Hauptindikatoren für das Programm angebracht, in Übereinstimmung mit den Kundenerwartungen und der Strategie des Unternehmens.
• Die Tafel „Makro-Plan“: An dieser Tafel wurde der Makro-Plan für die Realisierung des Projekts angebracht.

Nachdem alle Tafeln gefüllt worden waren, erhielten die Teammitglieder eine erste gemeinsame Produktvision, die aber jederzeit angepasst werden konnte. Um etwas Neues hinzuzufügen, mussten die Mitarbeiter den jederzeit offenen Obeya-Raum betreten und ihre Notizen an die einzelnen Tafeln anbringen.